1st Line Services

Audit Readiness Services: Prüfungen vorbereitet, Nachweise vollständig, Prozesse im Griff

Prüfungen scheitern selten an fehlenden Richtlinien. Häufig fehlen vollständige Nachweise, aktuelle Fallakten, nachvollziehbare Kontrollunterlagen, klare Verantwortlichkeiten oder eine zentrale Steuerung von Prüfungsanfragen und Maßnahmen.

Mit S+P Audit Readiness Services bereiten Sie Ihre Organisation systematisch auf interne, externe und aufsichtliche Prüfungen vor. S+P bündelt Nachweise, strukturiert Prüfungsunterlagen, steuert Unterlagenanforderungen, verfolgt offene Punkte nach und schafft eine belastbare Evidenzbasis für Management, Compliance, Interne Revision, Abschlussprüfer und Aufsicht.

Prüfungsunterlagen und Evidenzen strukturiert bündeln
Unterlagenanforderungen, Verantwortlichkeiten und Fristen zentral steuern
Kontrollnachweise, Fallakten und Management-Informationen prüfungsfähig aufbereiten
Feststellungen, Maßnahmen und Closing-Evidenzen transparent nachhalten

Entwickelt für die Anforderungen von PrüfbV MaRisk GwG WpHG DORA Prüfungssicher für BaFin und Abschlussprüfer

Klare Verantwortungsabgrenzung: S+P übernimmt die operative Prüfungskoordination, Evidenzorganisation und Nachhaltung. Die fachliche Bewertung, die Freigabe von Antworten, die Kommunikation mit Prüfern in wesentlichen Sachverhalten und die Entscheidung über Maßnahmen verbleiben bei den zuständigen Stellen des Kunden.

Warum Audit Readiness operative Kapazität benötigt

Prüfungen betreffen meist mehrere Fachbereiche gleichzeitig. Nachweise liegen in Fachanwendungen, Dokumentenablagen, Ticketsystemen, E-Mails, Vertragsakten, Kontrollprotokollen und Tabellen. Wenn Unterlagen erst während einer Prüfung gesucht werden, entstehen Zeitdruck, unklare Zuständigkeiten, widersprüchliche Datenstände und vermeidbare Feststellungen.

Audit Readiness bedeutet deshalb, die Prüfungsfähigkeit bereits vor Beginn einer Prüfung sicherzustellen. Dazu gehören eine strukturierte Evidenzablage, vollständige Register, aktuelle Richtlinien, dokumentierte Kontrollen, belastbare Fallakten, klare Verantwortlichkeiten sowie ein transparentes Maßnahmenmanagement.

Was Prüfer erwarten

Die Prüfungsberichtsverordnung verlangt bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten unter anderem eine Beurteilung von Kundensorgfaltspflichten, Aufzeichnungen, internen Meldungen verdächtiger Sachverhalte und der korrekten Erfassung von Identifikationsdaten. Für die Interne Revision gilt nach MaRisk, dass Arbeitspapiere und Feststellungen so zu dokumentieren sind, dass sachkundige Dritte Prüfungshandlungen, Ergebnisse und Schlussfolgerungen nachvollziehen können.

S+P unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen in einen strukturierten, steuerbaren Operations-Prozess zu überführen.

Typische Herausforderungen vor und während Prüfungen

Nachweise liegen dezentral

Richtlinien, Verträge, Fallakten, Kontrollnachweise, Testprotokolle, Risikoanalysen und Managementberichte befinden sich oft in verschiedenen Fachbereichen und Systemen.

Unklare Verantwortlichkeiten

Prüfungsanfragen werden an mehrere Personen weitergeleitet, aber nicht zentral nachgehalten. Antworten bleiben offen, Fristen werden übersehen oder Unterlagen mehrfach erstellt.

Fehlende Evidenzverknüpfung

Ein Kontrollprozess kann vorhanden sein, die konkrete Ausführung aber nicht ausreichend belegt. Häufig fehlen Vermerke, Freigaben, Reports, Systemauszüge oder die Verknüpfung zwischen Kontrolle und Evidenz.

Zeitdruck bei Prüfungsanfragen

Prüfer erwarten häufig kurzfristig vollständige und konsistente Antworten. Ohne vorbereitete Datenräume, Dokumentenlogik und Aufgabensteuerung entsteht erheblicher Aufwand.

Nicht nachgehaltene Feststellungen

Feststellungen aus früheren Prüfungen, Audits oder Kontrollen sind nicht immer mit Maßnahmenplan, Verantwortlichem, Zieltermin und Closing-Nachweis hinterlegt.

Unterschiedliche Datenstände

Daten aus Richtlinien, Registern, Managementberichten, Fachsystemen und Prüfungsunterlagen müssen konsistent sein. Abweichungen lösen Rückfragen, Verzögerungen und zusätzliche Feststellungen aus.

Unsere Audit Readiness Services

Acht Bausteine — von der Prüfungsplanung bis zum Follow-up der Feststellungen.

Prüfungsplanung und Audit Intake

Strukturierte Vorbereitung von Prüfungen und zentrale Steuerung eingehender Prüfungsanfragen.

Erfassung von Prüfungsauftrag, Prüfungsumfang und Prüfungszeitplan
Anlage eines Prüfungsregisters oder Audit-Trackers
Erfassung von Ansprechpartnern, Fachbereichen und Verantwortlichkeiten
Strukturierung von Prüfungsanfragen nach Themen, Priorität und Frist
Pflege eines Prüfungs- und Kommunikationskalenders
Dokumentation von Eingang, Status und Bearbeitungsfortschritt
Nachhaltung von Fristen und offenen Punkten
Eskalation überfälliger Unterlagen oder Rückmeldungen

Evidence Room und Evidenzorganisation

Eine klare, nachvollziehbare Struktur für Ihre Prüfungsunterlagen.

Einrichtung einer abgestimmten Evidenzstruktur
Strukturierte Ablage von Richtlinien, Prozessen, Kontrollen und Nachweisen
Zuordnung von Dokumenten zu Prüfungsfragen, Anforderungen und Kontrollen
Pflege eindeutiger Dateinamen, Versionen und Dokumentationsvermerke
Vollständigkeitskontrollen anhand vereinbarter Checklisten
Nachhaltung fehlender Unterlagen und Nachweise
Dokumentation von Datenstand, Quelle und Verantwortlichkeit
Vorbereitung prüfungsfähiger Evidenzpakete

Nachweis- und Unterlagenanforderungen

Operative Einholung und Nachhaltung von Prüfungsnachweisen.

Erstellung und Versand standardisierter Unterlagenanforderungen
Zuordnung von Anforderungen zu Fachbereichen und Verantwortlichen
Nachhaltung von Rückmeldungen und Dokumentenlieferungen
Steuerung von Erinnerungen und Wiedervorlagen
Dokumentation offener Punkte und Bearbeitungsstände
Prüfung der formalen Vollständigkeit eingereichter Unterlagen
Eskalation überfälliger oder unvollständiger Nachweise
Vorbereitung von Übersichten für Management und Prüfungskoordination

Kontroll- und Prozessnachweise

Die tatsächliche Ausführung von Kontrollen nachvollziehbar dokumentieren.

Zusammenstellung von Kontrollbeschreibungen und Kontrollkalendern
Einholung von Kontrollnachweisen und Ausführungsdokumentationen
Zuordnung von Evidenzen zu Kontrollen, Risiken und Prozessen
Dokumentation von Kontrollfrequenzen, Verantwortlichkeiten und Ergebnissen
Nachhaltung fehlender Kontrollvermerke oder Freigaben
Strukturierte Ablage von Reports, Protokollen und Systemauszügen
Aufbereitung von Kontrollübersichten für Prüfungen
Unterstützung bei der Dokumentation von Ausnahmen und Abweichungen

Prüfungsfallakten und Stichprobenunterlagen

Strukturierte Vorbereitung von Fallakten und Stichproben für Prüfer.

Zusammenstellung fallbezogener Unterlagen
Strukturierung von KYC-, AML-, Screening-, WpHG-, DORA- oder Auslagerungsakten
Vollständigkeitskontrolle definierter Fallakten
Nachhaltung fehlender Dokumente oder Bearbeitungsvermerke
Dokumentation von Aktenstatus und offenen Punkten
Aufbereitung von Stichprobenlisten nach vereinbarten Kriterien
Bereitstellung von Fallakten in abgestimmter Reihenfolge
Unterstützung bei Nachforderungen aus Stichprobenprüfungen

Audit Response Coordination

Operative Koordination von Antworten auf Prüfungsanfragen.

Strukturierung von Prüfungsfragen und Antwortentwürfen
Zusammenstellung von Evidenzen und Hintergrundinformationen
Nachhaltung von Beiträgen aus Fachbereichen
Pflege eines Q&A-Trackers
Dokumentation von Freigabestatus und Versandhistorie
Steuerung von Fristen, Rückfragen und Follow-ups
Vorbereitung von Management-Übersichten
Strukturierte Ablage finaler Antworten und Nachweise

Wichtiger Hinweis: Die fachliche Aussage, rechtliche Bewertung und verbindliche Freigabe von Antworten an Prüfer erfolgen durch die zuständigen und autorisierten Stellen des Kunden.

Findings und Maßnahmenmanagement

Strukturierte Nachhaltung von Prüfungsfeststellungen und Verbesserungsmaßnahmen.

Erfassung und Kategorisierung von Feststellungen
Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Zielterminen
Pflege von Maßnahmenplänen und Statusinformationen
Nachhaltung von Umsetzungsnachweisen und Closing-Evidenzen
Dokumentation von Restrisiken und offenen Restpunkten
Eskalation überfälliger Maßnahmen
Aufbereitung von Maßnahmen-Dashboards
Vorbereitung von Follow-up-Unterlagen für Prüfer und Interne Revision

Die Interne Revision muss in angemessener Form überwachen, ob Feststellungen innerhalb vorgegebener Fristen beseitigt werden. Bei nicht rechtzeitig beseitigten wesentlichen Feststellungen sind Eskalations- und Berichtsprozesse erforderlich.

Prüfungsreporting und Management-Information

Transparente Informationen für Management und Steuerungsgremien.

Reporting zum Prüfungsfortschritt
Übersicht offener Prüfungsanfragen und Fristen
Darstellung fehlender Nachweise und Eskalationen
Reporting zu Feststellungen, Maßnahmen und Restrisiken
Aufbereitung von Statusberichten für Management und Kontrollfunktionen
Pflege von Prüfungs- und Maßnahmen-Dashboards
Dokumentation von Freigaben und Entscheidungen
Vorbereitung von Informationen für Gremiensitzungen

Audit Readiness für Ihre Schwerpunktthemen

Jede Prüfungsart hat ihre eigene Evidenzlogik. S+P bereitet sie themenspezifisch auf.

AML, KYC und Screening

S+P strukturiert Kundenakten, KYC-Unterlagen, UBO-Informationen, Screening-Treffer, Transaktionsmonitoring-Fälle, Risikoanalysen, Kontrollnachweise und Maßnahmen.

Weiterführende Services: KYC Operations · AML Operations · Screening Operations

DORA und Informationssicherheit

S+P bündelt IKT-Risiko-Evidenzen, Incident-Logs, Testunterlagen, Notfallnachweise, Dienstleisterdokumentationen, Maßnahmen und Managementberichte.

Weiterführende Services: DORA Operations · DORA Register Operations

Auslagerungen und Drittparteien

S+P strukturiert Auslagerungsregister, Verträge, Risikoanalysen, Dienstleisterreviews, Kontrollnachweise, Unterauslagerungsinformationen und Exit-Nachweise.

Weiterführender Service: Outsourcing Operations Desk ansehen

WpHG, MiFID II und MiFIR

S+P bereitet Kundenklassifizierungen, Geeignetheitsunterlagen, Nachhaltigkeitspräferenzen, Zielmarktinformationen, Transaktionsmeldungen, Fehlerlisten und Kontrolldokumentationen auf.

Weiterführende Services: WpHG Operations · MiFIR Reporting Operations

Governance und Datenqualität

S+P bündelt Richtlinien, Risiko- und Kontrollregister, Maßnahmenlisten, Datenqualitätsnachweise, Freigaben und Managementinformationen.

Weiterführende Services: Governance & Register Operations · Datenkontrolle as a Service

Flexible Einsatzmodelle

Fünf Zuschnitte — vor, während und nach der Prüfung.

Analyse

Audit Readiness Check

Geeignet für Unternehmen, die vor einer Prüfung schnell Transparenz über vorhandene Nachweise, offene Evidenzen, Verantwortlichkeiten, Risiken und Handlungsbedarf schaffen möchten.

Projekt

Prüfungsvorbereitungsprojekt

Geeignet vor Jahresabschlussprüfungen, Sonderprüfungen, internen Revisionsprüfungen, DORA-, AML- oder WpHG-Prüfungen sowie Aufsichtsanfragen.

Remediation

Audit Evidence Remediation

Geeignet bei unvollständigen Kontrollnachweisen, nicht auffindbaren Unterlagen, Datenlücken, offenen Feststellungen oder bestehenden Prüfungsfeststellungen.

Laufend

Managed Audit Readiness

Geeignet für Unternehmen, die Prüfungsunterlagen, Evidenzen, Maßnahmenmanagement und Audit-Tracker dauerhaft strukturiert pflegen möchten.

Auf Zeit

Prüfungs-Flex-Pool

Geeignet bei kurzfristig erhöhtem Aufwand während laufender Prüfungen, umfangreichen Stichproben, zusätzlichen Prüfungsanfragen oder Personalausfällen.

So funktioniert die Zusammenarbeit

Vier Schritte vom Assessment bis zum Follow-up.

1

Audit Readiness Assessment

Wir analysieren den Prüfungsumfang, vorhandene Evidenzen, Datenquellen, Prozesse, Verantwortlichkeiten, Fristen, offenen Punkte und bekannte Feststellungen.
2

Prüfungsplan und Evidence Map

Gemeinsam erstellen wir einen Prüfungsplan, strukturieren Anforderungen und bauen eine Evidence Map auf. Diese verknüpft Prüfungsfragen, Prozesse, Kontrollen, Verantwortliche und Nachweise.
3

Evidenzbeschaffung und Qualitätskontrolle

S+P steuert Unterlagenanforderungen, bündelt Nachweise, prüft deren formale Vollständigkeit und dokumentiert offene Punkte sowie Eskalationen.
4

Prüfungsbegleitung und Follow-up

Während der Prüfung steuert S+P Anfragen, Fristen, Nachweise und Statusinformationen. Nach Abschluss unterstützt S+P bei der Erfassung von Feststellungen, Maßnahmen und Closing-Evidenzen.

Klare Trennung von 1st Line und 2nd Line

S+P Audit Readiness Services ist als operative 1st-Line-Leistung ausgestaltet: Prüfungsinformationen organisieren, Tracker führen, Evidenzen strukturieren, Fristen und offene Punkte nachverfolgen.

Die zuständigen Fach-, Compliance-, Risiko-, Rechts- und Kontrollfunktionen bewerten Inhalte, genehmigen Antworten, entscheiden über Maßnahmen und steuern wesentliche Risiken.

Die Interne Revision bleibt in ihrer Prüfungsplanung, Durchführung, Bewertung und Berichterstattung vollständig unabhängig.

1st Line: S+P Audit Readiness	Fach- und Kontrollfunktionen	3rd Line: Interne Revision
Organisiert Evidenzen, Tracker und Prüfungsunterlagen	Bewerten Inhalte, Risiken und fachliche Antworten	Plant, prüft und bewertet unabhängig
Steuert Unterlagenanforderungen, Fristen und Nachforderungen	Genehmigen Antworten und Maßnahmen	Berichtet unabhängig über Feststellungen
Dokumentiert Status, offene Punkte und Closing-Evidenzen	Entscheiden über Restrisiken und Maßnahmenprioritäten	Überwacht die angemessene Beseitigung von Feststellungen
Erstellt operative Status- und Managementreports	Eskalieren wesentliche Risiken und Verzögerungen	Prüft die Wirksamkeit des Follow-ups

Ihr Nutzen mit S+P Audit Readiness Services

Prüfungen planbar machen

Klare Verantwortlichkeiten, strukturierte Unterlagen und transparente Fristen statt Ad-hoc-Suche und Hektik.

Planbar

Vollständige Evidenzen

Nachweise, Kontrollunterlagen, Fallakten, Richtlinien, Freigaben und Maßnahmen werden gebündelt und prüfungsfähig aufbereitet.

Lückenlos

Weniger Rückfragen

Eine klare Evidence Map und zentrale Steuerung reduzieren Mehrfachanfragen, fehlende Unterlagen und Abstimmungsschleifen.

Weniger Reibung

Entlastung Ihrer Fachfunktionen

Fachbereiche, Compliance, Risiko, IT und Management konzentrieren sich auf Bewertungen; S+P übernimmt Koordination und Nachhaltung.

Fokus aufs Wesentliche

Transparenz über Feststellungen

Offene Punkte, Maßnahmen, Fristen, Restrisiken und Closing-Evidenzen bleiben zentral gesteuert und sichtbar.

Keine Blackbox

Skalierbare Unterstützung

Vor, während und nach Prüfungen — punktuell, projektbezogen oder dauerhaft als Managed Service.

Bedarfsgerecht

Für wen eignen sich Audit Readiness Services?

Der Service eignet sich insbesondere für:

Kreditinstitute und Spezialbanken
Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute
Wertpapierinstitute und Vermögensverwalter
Kapitalverwaltungsgesellschaften
Versicherungsunternehmen und Versicherungsvermittler
Leasing- und Factoring-Gesellschaften
FinTechs und digitale Plattformen
Krypto-Dienstleister und MiCA-regulierte Unternehmen
Unternehmen mit anstehenden Prüfungen, offenen Feststellungen oder erhöhtem Dokumentationsbedarf

Kombinieren Sie Audit Readiness mit weiteren S+P Services

Häufige Fragen zu Audit Readiness Services

Welche Prüfungen unterstützt S+P?

S+P unterstützt bei der Vorbereitung und operativen Begleitung interner Revisionsprüfungen, Jahresabschlussprüfungen, AML- und KYC-Prüfungen, DORA- und IKT-Prüfungen, Auslagerungsprüfungen, WpHG- und MiFID-II-Prüfungen, MiFIR-Reporting-Prüfungen, Sonderprüfungen und Aufsichtsanfragen.

Übernimmt S+P die Kommunikation mit Prüfern?

S+P kann Prüfungsanfragen organisatorisch koordinieren, Evidenzen zusammenstellen und Antwortentwürfe vorbereiten. Fachliche Aussagen, rechtlich relevante Kommunikation und verbindliche Antworten werden durch die autorisierten Stellen des Kunden freigegeben oder versandt.

Kann S+P bei offenen Prüfungsfeststellungen unterstützen?

Ja. S+P kann Feststellungen erfassen, Maßnahmenpläne pflegen, Verantwortlichkeiten und Fristen nachhalten, Nachweise einholen und Closing-Unterlagen für die fachliche Bewertung vorbereiten.

Was ist eine Evidence Map?

Eine Evidence Map verknüpft Prüfungsfragen und regulatorische Anforderungen mit den zugehörigen Prozessen, Kontrollen, Verantwortlichen und Nachweisen. Sie schafft Transparenz darüber, welche Evidenz wo vorliegt und welche Unterlagen noch fehlen.

Kann Audit Readiness dauerhaft genutzt werden?

Ja. Audit Readiness ist besonders wirksam als laufender Service. Durch die kontinuierliche Pflege von Evidenzen, Registern, Kontrollnachweisen und Maßnahmen wird die Organisation dauerhaft prüfungsfähig gehalten.

Wie wird die Unabhängigkeit der Internen Revision sichergestellt?

S+P Audit Readiness organisiert operative Unterlagen, Evidenzen und Nachhalteprozesse. Die Interne Revision bleibt vollständig unabhängig in der Prüfungsplanung, Durchführung, Bewertung, Berichterstattung und im Follow-up.

Prüfungsfähigkeit dauerhaft sicherstellen

Prüfungsbereite Organisationen suchen Nachweise nicht erst dann, wenn Prüfer sie anfordern. Sie halten Evidenzen, Register, Kontrollnachweise und Maßnahmen laufend aktuell und steuerbar. S+P unterstützt Sie dabei, Prüfungen planbar zu machen, Nachweise strukturiert bereitzustellen und Feststellungen nachhaltig zu schließen. Im Erstgespräch analysieren wir Prüfungsbedarf, vorhandene Unterlagen, Evidenzen, offene Maßnahmen, Systemlandschaft und gewünschte Service Levels.

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