Berichte in vielen Fassungen
Unterlagen gehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in mehreren Fassungen ein. Wer vorbereitet, muss erkennen, welcher Stand zugrunde liegt. Eine geordnete Übersicht macht Quelle, Fassung und Eingang sichtbar.
S+P RegTech · Informiert nachfragen. Offene Punkte verfolgen.
Berichte einordnen, kritische Fragen vorbereiten und Rückmeldungen nachvollziehbar verfolgen – mit einer strukturierten Arbeitsgrundlage für Ihre Gremienarbeit.
S+P RegTech unterstützt Aufsichtsräte und Ausschüsse bei der Vorbereitung und Dokumentation ihrer Befassung. Im Mittelpunkt stehen wesentliche Themen, offene Fragen und nachvollziehbare Informationsstände – nicht die Übernahme operativer Unternehmenssteuerung. Die Tools stehen als Offline-, On-Premises- oder Cloud-Lösung auf AWS in Europa zur Verfügung.
Fachlicher Bezugsrahmen der Anwendungsfelder
Prüfungshinweis: Die genannten Rechtsgrundlagen beschreiben den fachlichen Bezugsrahmen. Ob und in welchem Umfang sie für Ihr Gremium gelten, hängt unter anderem von Rechtsform und Branche ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Rechtsstand: Oktober 2026.
S+P Compliance bereitet vor und dokumentiert, das Institut entscheidet. Wird eine operative Leistung ausgelagert, wird die Ausführung verlagert, nicht die Verantwortung. Eine Garantie für Haftungsfreiheit oder beanstandungsfreie Prüfungen wird nicht zugesagt.
Als Mitglied eines Aufsichtsorgans möchten Sie erkennen, welche Informationen vorliegen, welche Fragen offenbleiben und bei welchen Themen eine erneute Befassung vorgesehen ist. Dafür reicht eine Ablage von Unterlagen nicht aus.
Eine definierte Arbeitsstruktur verbindet Berichte, Fassungen, Fragen und Rückmeldungen. So bleibt nachvollziehbar, worauf sich Ihre Vorbereitung stützt und was noch zu klären ist.
An diesem Arbeitsprozess richten wir die Anwendungen aus. Würdigung, Fragen und Entscheidungen bleiben bei Ihnen, die operative Umsetzung beim Unternehmen.
Unterlagen gehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in mehreren Fassungen ein. Wer vorbereitet, muss erkennen, welcher Stand zugrunde liegt. Eine geordnete Übersicht macht Quelle, Fassung und Eingang sichtbar.
Eine Frage ist leichter zu stellen und später nachzuverfolgen, wenn sie mit dem zugrunde liegenden Bericht verbunden ist. Fehlt der Bezug, geht Kontext verloren. Ein Fragenregister hält beides zusammen.
Auf Fragen folgen Antworten, weitere Erläuterungen oder neue Rückfragen. Ohne Übersicht ist schwer zu erkennen, was noch aussteht. Offene Punkte lassen sich strukturiert nachhalten.
Themen sollen in einer späteren Sitzung erneut behandelt werden. Ohne Vormerkung wird das leicht übersehen. Eine Themenplanung verbindet Wiedervorlagen mit den benötigten Unterlagen.
Eigene Notizen und gemeinsame Arbeitsstände haben unterschiedliche Vertraulichkeitsanforderungen. Ein gemeinsamer Datenbestand bedeutet nicht, dass alle auf alles zugreifen dürfen. Das Nutzungskonzept muss vor der Einrichtung festgelegt werden.
Informationen kommen aus mehreren Ausschüssen, Geschäftsbereichen oder Beteiligungen. Berichtsebenen und Zuständigkeiten sind nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Geordnete Sichten helfen bei der Einordnung.
Diese Fragen helfen bei der Vorbereitung einer Tool-Auswahl:
Die Fragen dienen der Orientierung. Sie sind weder ein Branchenbenchmark noch eine Beurteilung Ihrer Gremienarbeit.
Verfügbare Funktionen werden je Anwendung vereinbart. Nicht jeder Baustein ist automatisch im Einzeltool-Preis enthalten.
Eingegangene Informationen ordnen und die Vorbereitung der eigenen Befassung dokumentieren.
Ergebnis: eine strukturierte Berichtsübersicht mit Bezug zur weiteren Befassung.
Kritische Fragen und Erläuterungsbedarf nachvollziehbar vorbereiten und zuordnen.
Ergebnis: ein geordnetes Fragenregister für Vorbereitung und Nachverfolgung.
Vorgesehene Themen, Informationsbedarfe und Wiedervorlagen in einer gemeinsamen Planungsstruktur erfassen.
Ergebnis: eine Themenübersicht, kein automatisch enthaltenes formelles Einladungs- oder Sitzungsmanagement.
Berichtete Risiken, Kontrollthemen und wesentliche Veränderungen für die eigene Befassung aufbereiten.
Ergebnis: eine Übersicht berichteter Themen, keine eigenständige operative Risikosteuerung und keine automatische Wirksamkeitsbestätigung.
Abgrenzung: Das Tool bereitet vor und dokumentiert. Ob eine Verdachtsmeldung nach § 43 GwG abgegeben wird, ob eine Sanktionssperre greift, ob eine Unstimmigkeitsmeldung zum Transparenzregister (§ 23a GwG) erforderlich ist und welche Szenarien und Schwellenwerte freigegeben werden, entscheidet und verantwortet das Institut.
Bezüge zu Beschlüssen und offenen Punkten strukturiert dokumentieren und Rückmeldungen nachhalten.
Ergebnis: eine nachvollziehbare Übersicht, die das maßgebliche Protokoll nicht automatisch ersetzt.
Themen aus unterschiedlichen Einheiten oder Ausschussbereichen geordnet darstellen.
Ergebnis: abgestimmte Informationssichten, keine pauschalen Zugriffe auf Unterlagen anderer Gremien oder Gesellschaften.
Ein gemeinsamer Datenbestand bedeutet nicht, dass alle Nutzer auf sämtliche Inhalte zugreifen dürfen. Das Nutzungskonzept muss vor der Einrichtung festgelegt werden.
Eigene Notizen und Vorbereitung sind als gesonderter Bereich zu behandeln, soweit diese Funktion vereinbart und technisch umgesetzt wird.
Für gemeinsame Themen, Fragen und Rückmeldungen werden berechtigte Nutzer und zulässige Bearbeitungsrechte definiert.
Zugriffe durch Sekretariat, Administration oder weitere unterstützende Personen werden ausdrücklich abgegrenzt.
Zu regeln sind persönliche und gemeinsame Inhalte, Ausschusszugriffe, administrative Zugriffsmöglichkeiten, Exporte und der Umgang mit ausscheidenden Nutzern. Das ist ein umzusetzendes Konzept, keine pauschale Funktionszusage.
Nutzung einer lokalen Tool-Datei ohne zentralen Anwendungsbetrieb durch S+P.
Mehrbenutzeranwendung in der vereinbarten Kundeninfrastruktur.
Zentrale Webanwendung mit persönlichen Zugängen und ausdrücklich geregelten gemeinsamen Arbeitsständen.
Kalkulationsbasis ist ein vereinbartes Einzeltool für eine Gesellschaft und ein definiertes Gremium. Eine zusätzliche Gesellschaft, ein weiteres Gremium oder ein weiteres Mandat ist nicht automatisch durch eine bestehende Lizenz abgedeckt.
Für die Mehrbenutzervarianten gelten bis zu fünf benannte Nutzer als Planungsbasis. Ein Zugang berechtigt nicht zur gesellschaftsübergreifenden Nutzung für beliebig viele Mandate.
Europäisches Hosting ist keine pauschale Zusage einer bestimmten regulatorischen Konformität. Anforderungen an Vertraulichkeit, administrative Zugriffe, Datenhaltung und Vertragsgestaltung sind für den konkreten Einsatz festzulegen.
Entscheidend ist, welche Strukturen, Themen und Berechtigungsanforderungen zusätzlich abgebildet und laufend gepflegt werden müssen.
Eine Beteiligung oder besondere Bilanzposition führt nicht automatisch zu einem Zuschlag. Maßgeblich ist der zusätzliche Abbildungs- und Pflegebedarf.
Die Vergütung besteht aus der Subscription für das vereinbarte Einzeltool, der einmaligen Einrichtung und optionalen Zusatzleistungen. Maßgeblich für den Umfang ist das Angebot, das wir nach Abstimmung von Anwendung, Bereitstellung und Komplexität erstellen.
| Bereitstellung | Standard / Monat | Komplex / Monat | Einrichtung einmalig |
|---|---|---|---|
| Offline | 249 € | ab 399 € | Standard 990 € Komplex ab 1.990 € |
| On-Premises | ab 399 € | ab 599 € | ab 3.500 € |
| Cloud auf AWS in Europa | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Nach vereinbartem Umfang |
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Monatlicher Gegenwert bei jährlicher Abrechnung und zwölfmonatiger Laufzeit; je vereinbartem Einzeltool, Gesellschaft und definiertem Gremium. Nicht jeder auf dieser Seite beschriebene Baustein ist automatisch im Einzeltool-Preis enthalten. Weitere Nutzer, Gesellschaften, Gremien oder Mandate werden gesondert vereinbart. Infrastruktur-, Hosting- und Drittlizenzkosten sind nur enthalten, soweit das Angebot dies ausdrücklich vorsieht. Betriebsleistungen, Supportumfang und Kündigungsfolgen werden vertraglich geregelt.
Persönliche Vorbereitung oder gemeinsame Nutzung, Themenumfang, Gremienstruktur und Informationsquellen aufnehmen.
Standard oder komplex, Bereitstellung, Nutzerrollen und verfügbare Funktionen verbindlich abstimmen.
Konfiguration und erforderliche Tests durchführen, gegebenenfalls Arbeitsstände übernehmen und Nutzer einführen.
Unterlagen einordnen, Fragen vorbereiten und Rückmeldungen im vereinbarten Verfahren dokumentieren.
Ein Bericht beschreibt eine veränderte Risikosituation in einer Beteiligung. Ein Aufsichtsratsmitglied möchte die Erläuterungen einordnen, ergänzende Informationen erbitten und das Thema für eine erneute Befassung vormerken.
Das Beispiel illustriert einen möglichen Anwendungsfall. Es ist kein realer Kundenfall und keine Zusage einer automatischen Analyse eingehender Berichte.
Die Subscription umfasst das Nutzungsrecht im vereinbarten Umfang, fachliche Überprüfung im definierten Themenbereich, relevante Anpassungen vereinbarter Standardinhalte, dokumentierte Tool- und Inhaltsversionen, Fehlerkorrekturen, Standardweiterentwicklung und Anwendungssupport mit festgelegtem Kontingent.
Gesondert zu vereinbaren sind Einrichtung und Übernahme vorhandener Arbeitsstände, individuelle Fragen- und Themenkataloge, zusätzliche Ausschuss- und Beteiligungssichten, besondere Berechtigungs- und Exportkonzepte, Schnittstellen, zusätzliche Berichte, fachliche Beratung und begleitende Unterstützung. Pflegeleistungen für komplexe Konfigurationen werden eindeutig abgegrenzt und nicht doppelt berechnet. Bei einer Auslagerung operativer Leistungen wird die Ausführung verlagert, nicht die Verantwortung.
| Thema | S+P Compliance | Aufsichtsrat und Institut |
|---|---|---|
| Standardinhalte und Updates | Fachliche Überprüfung im definierten Themenbereich, relevante Anpassungen vereinbarter Standardinhalte, dokumentierte Versionen | Würdigung der Änderungen; Unternehmensberichte und individuelle Bewertungen werden dadurch nicht automatisch aktualisiert |
| Konfiguration und Einführung | Konfiguration, erforderliche Tests, Einführung der Nutzer, Übernahme vorhandener Arbeitsstände nach Angebot | Festlegung von Themenumfang, Gremienstruktur und Informationsquellen sowie Prüfung und Freigabe der Konfiguration |
| Berechtigungen und Zugriffe | Umsetzung des vereinbarten Rollen- und Berechtigungsmodells | Festlegung des Nutzungskonzepts: wer worauf zugreift, Umgang mit Exporten und ausscheidenden Nutzern |
| Befassung und Entscheidung | Strukturierung und Dokumentation von Berichten, Fragen und Rückmeldungen | Würdigung, Fragen, Entscheidungen und Freigaben; operative Umsetzung; Verdachtsmeldung nach § 43 GwG, Sanktionssperre, Unstimmigkeitsmeldung nach § 23a GwG, Freigabe von Szenarien und Schwellenwerten |
Themen, Quellen und Informationsstände geordnet erfassen und wesentliche Veränderungen sichtbar machen.
Rückfragen mit dem zugrunde liegenden Bericht, Sachverhalt oder offenen Informationsbedarf verbinden.
Rückmeldungen, weitere Erläuterungen und Wiedervorlagen für die nächste Befassung strukturiert festhalten.
Themen, benötigte Unterlagen und Vorbereitungsstände in einer Planungsstruktur zusammenstellen.
Quelle, Fassung und Eingangsstand je Bericht kennzeichnen, damit die Vorbereitung nachvollziehbar bleibt.
Persönliche Vorbereitung und gemeinsame Arbeitsstände nach einem vorab festgelegten Berechtigungskonzept trennen.
Die Tools richten sich an Mitglieder von Aufsichtsorganen und Ausschüssen sowie an die Personen, die deren Arbeit unterstützen. Das Nutzungskonzept wird für die konkrete Aufgabe vereinbart.
Die Governance-Tools ergänzen weitere RegTech-Angebote und Leistungen von S+P Compliance. Zu diesen Themen finden Sie vertiefende Seiten.
RegTech
Alle RegTech-Tools von S+P Compliance für Compliance, Risiko und Unternehmensführung.
RegTech
Management-Cockpits für Risiken, Prioritäten und Entscheidungen.
RegTech
Arbeitsinstrumente für Prüfungsplanung, Feststellungen und Follow-up.
RegTech
Arbeitsinstrumente für Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und Umsetzung.
Steuerung
Weiterführende Informationen zum Compliance Cockpit von S+P Compliance.
Schulung
Seminare zu Compliance-Themen für die Leitungsebene.
Organisation
Wie S+P Compliance Kontrollfunktionen über die drei Verteidigungslinien organisiert.
Auslagerung
Die Interne Revision als ausgelagerte Leistung.
Beide Nutzungskonzepte können angefragt werden. Persönliche Notizen, gemeinsame Arbeitsstände sowie Zugriffe von Ausschüssen und Gremienunterstützung müssen ausdrücklich voneinander abgegrenzt werden. Der tatsächliche Umfang wird im Angebot festgelegt.
Nein. Die Anwendung unterstützt Strukturierung und Dokumentation. Die eigenständige Würdigung der Informationen, die Formulierung von Fragen sowie Entscheidungen und Freigaben verbleiben bei den zuständigen Personen. S+P Compliance bereitet vor und dokumentiert, das Institut entscheidet: auch über eine Verdachtsmeldung nach § 43 GwG, die Anwendung einer Sanktionssperre, eine Unstimmigkeitsmeldung zum Transparenzregister nach § 23a GwG sowie die Freigabe von Szenarien und Schwellenwerten. Bei einer Auslagerung wird die Ausführung verlagert, nicht die Verantwortung. Rechtsstand: Oktober 2026.
Nicht automatisch. Sitzungsversand, formelle Abstimmungen, elektronische Signaturen, Protokollfreigaben und eine integrierte Dokumentenverwaltung sind nur enthalten, wenn sie ausdrücklich vereinbart und umgesetzt werden.
Das Angebotskonzept trennt die Nachverfolgung von Rückmeldungen und offenen Fragen von der operativen Umsetzung im Unternehmen. Das Tool verändert keine internen Zuständigkeiten.
Zusätzlicher Umfang kann durch mehrere Geschäftsmodelle, Beteiligungsstrukturen, unterschiedliche Berichtsebenen, mehrere Ausschüsse oder besondere Berechtigungskonzepte entstehen. Maßgeblich ist der vereinbarte zusätzliche Abbildungs- und Pflegebedarf.
Für On-Premises und Cloud steht eine Mehrbenutzervariante zur Verfügung. Rollen, Sichtrechte, persönliche Notizen und gemeinsame Arbeitsstände werden im Angebot festgelegt. Die Offline-Basisvariante umfasst keine gemeinsame Echtzeitbearbeitung. Die Cloud-Variante läuft auf AWS in einer vereinbarten europäischen Region; Kundentrennung, administrative Zugriffe, Datensicherung und Support werden vertraglich festgelegt.
Wir klären gemeinsam, welche Themen, welcher Komplexitätsumfang und welches Bereitstellungsmodell zu Ihrem Bedarf passen. Sie erhalten ein Angebot mit klar abgegrenzten Leistungen, Einrichtungskosten und laufender Vergütung.
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