Single Officer – Neue Regeln der MaDepot

Single Officer – Neue Regeln der MaDepot

Mit BaFin Konsultation 07/2018 wurde der Entwurf Mindestanforderungen an die ordnungsgemäße Erbringung des Depotgeschäfts und den Schutz von Kundenfinanzinstrumenten für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (MaDepot) veröffentlicht.

Im folgenden Informationsblog finden Sie

• Ernennung eines Single Officers gemäß §81 Abs. 5 WpHG
• Aufgaben des Single Officers
• Befugnisse des Single Officer
• Schnittstelle Single Officer und Compliance Beauftragter
• Risikoanalyse – Vorgaben zur Drittverwahrung
• Risikoorientierte Überwachung des Dritten

Single Officer – Neue Regeln der MaDepot

Die vorliegenden Mindestanforderungen an die ordnungsgemäße Erbringung des Depotgeschäfts und den Schutz von Kundenfinanzinstrumenten (MaDepot) geben dem Anwender eine Übersicht und Zusammenstellung der einschlägigen aufsichtsrechtlichen Vorgaben für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (WpDU). Darüber hinaus erhält der Anwender zu ausgewählten Fragen die Verwaltungspraxis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bundesanstalt).

Das WpDU hat gemäß § 84 Abs. 4 WpHG geeignete Vorkehrungen zu treffen, um die Eigentumsrechte der Kunden an den für sie verwahrten Finanzinstrumenten zu schützen. Das gilt insbesondere auch für den Fall der Insolvenz des Unternehmens.

Dazu gehören auch solche Vorkehrungen, die eine unbefugte Nutzung der Kundenfinanzinstrumente zugunsten des WpDU oder Dritter verhindern. Die Voraussetzungen und Schranken der Verwendung von Kundenbeständen für Rechnung des WpDU oder Dritter sind in § 84 Abs. 6 WpHG näher beschrieben.

Ernennung eines Single Officers gemäß §81 Abs. 5 WpHG

Gemäß § 81 Abs. 5 WpHG muss das WpDU einen Beauftragten (Single Officer) ernennen, der die Verantwortung dafür trägt, dass das WpDU seine Verpflichtungen in Bezug auf den Schutz von Finanzinstrumenten und Geldern von Kunden einhält.

Der Beauftragte kann daneben auch weitere Aufgaben wahrnehmen.

Zu den Aufgaben des Single Officer zählen nach § 81 Abs. 5 WpHG:

• ständige Überwachung auf der Grundlage einer Risikoanalyse und regelmäßige Bewertung der organisatorischen Vorkehrungen des WpDU zum Schutz von Kundenfinanzinstrumenten,
• Beratung und Unterstützung der für die betroffenen Wertpapier-dienstleistungen zuständigen relevanten Personen im Hinblick auf die Einhaltung der betreffenden Pflichten,
• mindestens einmal jährliche Berichterstattung an die Geschäftsleitung des WpDU, sowie
• bei Feststellung erheblicher Risiken ad hoc-Berichterstattung an die Geschäftsleitung.

Befugnisse des Single Officer

Der Beauftragte hat zu diesem Zweck über die notwendigen Befugnisse, Ressourcen und Fachkenntnisse zu verfügen. Er muss Zugang zu allen einschlägigen Informationen haben.

Der Beauftragte und ggf. seinem Bereich zuzuordnende Mitarbeiter dürfen nicht an der Erbringung der von ihnen überwachten bzw. bewerteten Dienstleistungen oder Tätigkeiten beteiligt sein. Ihre Vergütung beeinträchtigt nicht ihre Objektivität, noch lässt sie eine solche Beeinträchtigung wahrscheinlich erscheinen.

Sofern dies aufgrund der Gegebenheiten des WpDU (z.B. der Größe des WpDU und dem Umfang und der Komplexität der betreffenden Dienstleistungen) unverhältnismäßig ist, muss das WpDU diese Anforderungen nicht erfüllen.

Schnittstelle Single Officer und Compliance Beauftragter

Die Funktion des Beauftragten gemäß § 81 Abs. 5 WpHG kann auch vom Compliance-Beauftragten im Sinne des Art. 22 Abs. 3 b.) del. VO wahrgenommen werden. In diesem Fall können die für die Tätigkeit des Beauftragten nach § 81 Abs. 5 WpHG erforderlichen Ressourcen in der Compliance-Funktion bereitgestellt werden.

Sofern die Funktion des Beauftragten nicht vom Compliance-Beauftragten im Sinne des Art. 22 Abs. 3 b.) del. VO wahrgenommen wird, ist eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten zwischen dem Beauftragten gemäß § 81 Abs. 5 WpHG und der Compliance-Funktion bzw. dem Compliance-Beauftragten vorzunehmen. Konkurrierende Zuständigkeiten oder eine Weisungsabhängigkeit des Beauftragten gemäß § 81 Abs. 5 WpHG von der Compliance-Funktion dürfen nicht bestehen.

Risikoanalyse – Vorgaben zur Drittverwahrung

Bei der Auswahl, Beauftragung und regelmäßigen Überwachung von Dritten gelten gemäß § 10 Abs. 1 WpDVerOV folgende Sorgfaltspflichten:

• Gemäß § 10 Abs. 1 WpDVerOV müssen WpDU solche Dritte, bei denen sie Kundenfinanzinstrumente verwahren lassen, mit der erforderlichen Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit auswählen, beauftragen und überwachen. Dabei sind insbesondere die fachliche Eignung und die Zuverlässigkeit des Dritten, die relevanten Vorschriften sowie die Marktpraktiken des Dritten im Zusammenhang mit der Verwahrung zu prüfen.
• Die Auswahl, Beauftragung und Überwachung des Dritten müssen auf der Grundlage einer sorgfältigen Risikoanalyse durch das WpDU erfolgen.
• Das WpDU muss dabei im Rahmen der Sorgfaltspflicht in angemessenem Umfang auch die fachliche Eignung und die Zuverlässigkeit sowie die relevanten Vorschriften sowie die Marktpraktiken solcher Dritter einbeziehen, denen der ursprüngliche Dritte Funktionen in Bezug auf das Halten und die Verwahrung von Finanzinstrumenten übertragen hat.

Risikoorientierte Überwachung des Dritten durch den Single Officer

Art und Ausmaß der Überwachung des Dritten durch das WpDU sind risikoorientiert festzulegen und soweit wie erforderlich in die vertragliche Vereinbarung aufzunehmen. Je nach Gegebenheiten und Risiko sind bei der Überwachung unterschiedliche Maßnahmen zu berücksichtigen. Dazu gehört die Vereinbarung eines regelmäßigen Berichtswesens, dessen Inhalt und Häufigkeit risikoorientiert festzulegen ist.

Dies kann beispielsweise folgende Umstände umfassen:

• Struktur und Gegebenheiten der von dem Dritten für das WpDU durchgeführten Verwahrung und Abwicklung von Wertpapiertransaktionen (z.B. zur Trennung von Eigen- und Fremdbeständen im Zuge der bei dem Drittverwahrer beginnenden Verwahrkette, zum Umfang der Nutzung von sog. „Omnibusdepots“, zur Lieferdisposition und zu dem von dem Dritten genutzten Lagerstellennetzwerk)
• Einhaltung bestimmter Leistungs- und Fehlerindikatoren
• Ergebnisse externer und interner Prüfungen bei dem Dritten, die unmittelbar oder mittelbar die Erbringung der Dienstleistung des Dritten gegenüber dem WpDU zum Gegenstand haben

Vertragliche Vereinbarungen mit dem Dritten – EU-Rechtsrahmen

Auch hat das WpDU risikoorientiert darüber zu entscheiden, inwieweit es auf der Grundlage einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung mit dem Dritten eigene Prüfungen bei dem Dritten vornimmt oder vornehmen lässt.

Zu berücksichtigen sind vom Institut bei der Auswahl, bei der Gestaltung des Vertrags und der Überwachung des Dritten auch die für ihn relevanten rechtlichen Vorschriften, die mit dem Halten der Finanzinstrumente in Zusammenhang stehen und die Rechte von Kunden beeinträchtigen könnten.

Zu berücksichtigen ist es daher auch, wenn in einem Drittland die Verwahrung von Finanzinstrumenten für Rechnung einer anderen Person zwar geregelt ist und der Dritte dort insoweit einer besonderen Aufsicht unterliegt, aber das Schutzniveau des Rechtsrahmens und der Aufsicht im Drittland signifikant niedriger als in der EU ist.

Die Anforderungen an die Auswahl, Beauftragung und Überwachung sind nicht einschlägig, soweit es sich bei dem Dritten um einen Zentralverwahrer handelt, der für die erstmalige Erfassung von Wertpapieren, der Führung der Konten und der Abwicklung der Geschäfte in den betreffenden Wertpapieren zuständig ist. Das gilt nur für Dienstleistungen, die der Dritte gerade in dieser Eigenschaft erbringt.

Compliance-Management-System – Bußgeldmindernde Wirkung – BGH-Urteil vom 09.05.2017

Das BGH-Urteil vom 09.05.2017 bestätigt explizit die bußgeldmindernde Wirkung eines Compliance-Management-Systems und unterstreicht die Bedeutung einer angemessenen und wirksamen Aufbau- und Ablauforganisation zum Umgang mit Compliance-Risiken. Zu den typischen Compliance-Risiken zählen Anti-Korruption, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Datenschutz und Tax-Compliance.

Mehr zum Leitsatz des BGH-Urteils vom 09.05.2017: Verhängung einer Geldbuße gegen einen Nebenbeteiligten im Steuerstrafverfahren: Minderung der Geldbuße gegen eine sog. Leitungsperson bei Installation eines Compliance-Systems zur Vermeidung von Rechtsverstößen