1st Line Services

KYC Remediation Services: KYC-Rückstände abbauen, Kundendaten nachhaltig aktualisieren

Überfällige KYC-Reviews, unvollständige Kundenakten, fehlende Nachweise zu wirtschaftlich Berechtigten und nicht aktuelle Stammdaten erhöhen das regulatorische und operative Risiko. Mit S+P KYC Remediation Services bauen Sie Rückstände strukturiert, risikoorientiert und prüfungsfähig ab.

S+P übernimmt die operative Bearbeitung offener KYC-Fälle — von der Priorisierung und Unterlagennachforderung über Datenaktualisierung und Dokumentation bis zur entscheidungsreifen Aufbereitung der KYC-Akte. So schaffen Sie Transparenz über Ihren Bestand, reduzieren Rückstände und etablieren einen nachhaltigen Prozess für die laufende KYC-Aktualisierung.

Überfällige KYC-Reviews strukturiert priorisieren und bearbeiten
Kundenakten, Stammdaten und UBO-Informationen aktualisieren
Fehlende Unterlagen gezielt nachfordern und konsequent nachhalten
Fortschritt, Fristen, Restbestand und Risiken transparent steuern

Entwickelt für die Anforderungen von GwG KWG ZAG WpIG MaRisk Prüfungssicher für BaFin und Abschlussprüfer

Operative KYC-Remediation mit klarer Governance: S+P bearbeitet standardisierte Fälle nach Ihren Vorgaben. Risikorelevante Entscheidungen, Ausnahmen und wesentliche Eskalationen bleiben bei den zuständigen Fach- und Kontrollfunktionen.

Wann KYC Remediation erforderlich wird

KYC-Rückstände entstehen selten aus einem einzelnen Grund. Häufig kommen mehrere Faktoren zusammen: starkes Kundenwachstum, fehlende Spezialisten, Systemmigrationen, neue Risikokriterien, hohe Trefferzahlen im Screening, unvollständige Datenbestände oder ein Maßnahmenbedarf aus Prüfungen.

Typische Ausgangssituationen

Periodische KYC-Reviews sind überfällig.
Kundenakten enthalten unvollständige oder abgelaufene Unterlagen.
Daten zu wirtschaftlich Berechtigten sind nicht aktuell oder nicht vollständig nachvollziehbar.
Kundenstammdaten weisen erhebliche Lücken oder Inkonsistenzen auf.
Screening-Treffer oder KYC-Nachforderungen wurden nicht abschließend bearbeitet.
Ein internes Audit, eine Abschlussprüfung oder eine Sonderprüfung hat Mängel festgestellt.
Durch Fusion, Migration oder Produktänderung sind KYC-Datenbestände zusammenzuführen oder zu bereinigen.
Interne Teams können die bestehende Fallmenge nicht fristgerecht abarbeiten.

KYC Remediation schafft nicht nur kurzfristig zusätzliche Bearbeitungskapazität, sondern zugleich eine belastbare Grundlage für einen künftig stabilen, risikoorientierten KYC-Betrieb.

Unsere KYC Remediation Services

Von der Bestandsaufnahme über die priorisierte Abarbeitung bis zum Übergang in den Regelbetrieb — Sie entscheiden, welche Bausteine S+P übernimmt.

Bestandsaufnahme und Backlog-Analyse

Am Anfang steht ein transparenter Blick auf den tatsächlichen KYC-Bestand: offene Fälle, Datenlücken, Bearbeitungsstände und die Ursachen des Rückstaus.

Erfassung und Strukturierung offener KYC-Fälle
Analyse von Fallvolumen, Alterung und Bearbeitungsstatus
Identifikation unvollständiger, überfälliger oder risikorelevanter Akten
Klassifizierung nach Falltyp, Kundengruppe und Risikoklasse
Identifikation wiederkehrender Fehlerquellen und Prozessengpässe
Aufbereitung einer belastbaren Ausgangslage für Management und Kontrollfunktionen
Definition eines realistischen Bearbeitungsplans mit Prioritäten und Zielterminen

Risikoorientierte Priorisierung

Nicht jeder offene Fall hat dieselbe Dringlichkeit. Priorisiert wird auf Grundlage Ihrer Risikoklassifizierung, Fristen, Auffälligkeiten und Kompetenzregelungen.

Priorisierung nach Kundenrisiko und Risikoklasse
Berücksichtigung überfälliger Review-Termine
Berücksichtigung von PEP-, Sanktions-, Embargo- und Adverse-Media-Auffälligkeiten
Priorisierung von Kunden mit komplexen Eigentumsstrukturen
Berücksichtigung von Transaktions-, Ereignis- oder Beschwerdeauslösern
Kennzeichnung kritischer, zeitkritischer und standardisierter Fälle
Vorbereitung von Eskalationslisten für zuständige Fachstellen

KYC-Akten aktualisieren und vervollständigen

S+P bearbeitet standardisierte operative Aufgaben, damit Ihre KYC-Akten wieder vollständig, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Prüfung bestehender KYC-Akten auf Vollständigkeit
Einholung fehlender Identitäts-, Unternehmens- und Registerunterlagen
Nachforderung aktueller Nachweise bei Kunden und Ansprechpartnern
Aktualisierung von Kunden-, Kontakt- und Stammdaten
Pflege von Risikoklassen und Review-Daten nach Ihren Vorgaben
Strukturierte Ablage von Dokumenten und Bearbeitungsvermerken
Dokumentation offener Punkte, Nachforderungen und Bearbeitungsstände
Vorbereitung entscheidungsreifer KYC-Akten

UBO- und Eigentumsstruktur-Remediation

Veraltete oder unvollständige Informationen über wirtschaftlich Berechtigte sind ein besonders relevantes KYC-Risiko. S+P unterstützt bei der operativen Bereinigung dieser Daten.

Prüfung bestehender Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten
Einholung aktueller Eigentums- und Kontrollinformationen
Erfassung unmittelbarer und mittelbarer Beteiligungsverhältnisse
Aufbereitung mehrstufiger Eigentumsstrukturen
Abgleich interner KYC-Daten mit verfügbaren Transparenzregisterinformationen
Dokumentation von Abweichungen und offenen Punkten
Nachhaltung fehlender Nachweise
Vorbereitung komplexer Fälle für die fachliche Bewertung

Weiterführender Service: UBO & Transparenzregister Operations ansehen

Screening- und Daten-Remediation

KYC-Remediation umfasst häufig auch die Nachbearbeitung offener Screening- oder Datenqualitätsfälle.

Identifikation offener Screening-Treffer und nicht abgeschlossener Follow-ups
Vorprüfung und Dokumentation standardisierter Treffer nach definierten Regeln
Bearbeitung offener PEP-, Sanktions-, Embargo- und Adverse-Media-Fälle
Bearbeitung definierter KYC-Datenlücken und Fehlerlisten
Aktualisierung von Kundenattributen und Screening-relevanten Daten
Dokumentation von Bearbeitungsschritten, Nachweisen und Eskalationen
Übergabe komplexer oder risikorelevanter Fälle an die zuständigen Fachstellen

Weiterführende Services: Screening Operations · Datenkontrolle as a Service

Closing und Übergang in den Regelbetrieb

Ein erfolgreiches Remediation-Projekt endet nicht mit einer kurzfristigen Reduzierung offener Fälle. S+P steuert Restpunkte, Fehlerquellen und den Übergang in einen stabilen KYC-Prozess.

Definition von Closing-Kriterien für KYC-Fälle und Maßnahmen
Dokumentation des erreichten Bearbeitungsstands
Aufbereitung offener Restpunkte und Restrisiken
Übergabe offener Ausnahme- und Eskalationsfälle
Erstellung eines Management-Reportings zum Projektfortschritt
Unterstützung bei der Ableitung nachhaltiger Prozessverbesserungen
Übergang in laufende KYC Reviews oder KYC Operations as a Service
Vorbereitung von Evidenzen für Prüfung, Revision und Kontrollfunktionen

Weiterführender Service: KYC Operations as a Service ansehen

Ihr KYC-Backlog wird steuerbar

Projektstart mit klarer Ausgangslage

Zu Beginn wird der Bestand nicht nur gezählt, sondern strukturiert bewertet: Welche Fälle sind überfällig? Welche Kunden sind hochriskant? Wo fehlen Dokumente? Welche Vorgänge lassen sich standardisiert bearbeiten, welche benötigen eine fachliche Entscheidung? So entsteht eine realistische Ausgangslage, mit der Management, Compliance, Geldwäscheprävention und operative Teams wirksam steuern können.

Priorisierte Abarbeitung statt Massenbearbeitung

S+P bearbeitet Fälle nicht nach dem Prinzip „ältester Vorgang zuerst“. Die Bearbeitung folgt Ihrer Risikologik: Hochrisikokunden, überfällige Fälle, komplexe UBO-Strukturen, auffällige Screening-Fälle und regulatorisch kritische Datenlücken können gezielt vorgezogen werden.

Transparenz über Fortschritt und Restbestand

Sie erhalten regelmäßige Informationen über:

Gesamter KYC-Backlog
Neue, bearbeitete und abgeschlossene Fälle
Alterung und Fälligkeiten
Bearbeitungsstatus nach Risikoklasse
Offene Unterlagen und Kundennachforderungen
Screening- und UBO-bezogene Auffälligkeiten
Fehlerquoten und Qualitätskennzahlen
Eskalationen und nicht abschließend lösbare Fälle
Restbestand und Restrisiken zum Projektende

Flexible Einsatzmodelle

Vier Zuschnitte — vom befristeten Projekt bis zum Übergang in den laufenden Betrieb.

Projekt

KYC Remediation Projekt

Geeignet bei klar abgegrenzten Rückständen, Prüfungsfeststellungen, Datenbereinigungen oder kurzfristig erhöhter Arbeitslast. S+P stellt ein Projektteam bereit, priorisiert Fälle, bearbeitet den Bestand und berichtet transparent über Fortschritt, Risiken und Restpunkte.

Akut

KYC Task Force

Geeignet bei akutem Handlungsbedarf, etwa nach einer Sonderprüfung, bei stark überfälligen KYC-Reviews oder wachsender Fallmenge. S+P stellt kurzfristig zusätzliche Kapazität für klar definierte Falltypen und Prioritäten bereit.

Transformation

KYC Migration & Harmonisierung

Geeignet bei Fusionen, Übernahmen, Systemwechseln, neuen KYC-Tools oder der Zusammenführung unterschiedlicher Kundenbestände. S+P unterstützt bei Datenbereinigung, Aktenharmonisierung, Nachforderungen und der Überführung in ein einheitliches Zielmodell.

Laufend

Übergang in den Managed Service

Nach dem Rückstandsabbau kann S+P die wiederkehrende Bearbeitung periodischer Reviews, Datenaktualisierungen und definierter Screening-Workflows übernehmen. So baut sich kein neuer Backlog auf.

So funktioniert die Zusammenarbeit

Vier Schritte vom Backlog Assessment bis zum dokumentierten Closing.

1

Backlog Assessment

Wir analysieren KYC-Bestand, Falltypen, Alterung, Risikoklassen, Datenlücken, Systemlandschaft, laufende Fristen und vorhandene Bearbeitungskapazitäten.
2

Remediation-Plan

Gemeinsam definieren wir Bearbeitungsprioritäten, Zieltermine, Falltypen, Eskalationsstufen, Qualitätskriterien, Reporting, Service Levels und Rollen.
3

Pilot und Produktivstart

S+P bearbeitet zunächst ausgewählte Testfälle. Nach gemeinsamer Qualitätsabnahme wird die vereinbarte Remediation-Kapazität schrittweise in den Produktivbetrieb überführt.
4

Steuerung und Closing

Sie erhalten regelmäßige Reports zum Fortschritt. Offene Ausnahmefälle, Restrisiken und Restpunkte werden transparent dokumentiert, an die zuständigen Stellen übergeben und in den Regelprozess überführt.

Klare Trennung von 1st Line und 2nd Line

S+P KYC Remediation Services ist als operative Leistung der ersten Verteidigungslinie konzipiert: Bearbeitung standardisierter KYC-Fälle nach dokumentierten Arbeitsanweisungen, Checklisten und Eskalationsregeln.

Die zweite Verteidigungslinie bleibt zuständig für die Festlegung von KYC-Standards, Risikokriterien und Kontrollvorgaben. Sie bewertet komplexe oder wesentliche Ausnahmefälle, überwacht Qualität und Wirksamkeit des KYC-Systems und eskaliert relevante Risiken an die Geschäftsleitung.

Die Interne Revision prüft unabhängig, ob Remediation-Prozess, Governance, Kontrollen und Nachweise angemessen ausgestaltet und wirksam umgesetzt sind.

1st Line: S+P KYC Remediation	2nd Line: AML und Compliance	3rd Line: Interne Revision
Bearbeitet standardisierte offene KYC-Fälle	Definiert KYC-Standards, Prioritäten und Kontrollvorgaben	Prüft Remediation-Prozess und Kontrollwirksamkeit
Holt Unterlagen ein, aktualisiert Daten und dokumentiert Akten	Bewertet komplexe oder risikorelevante Ausnahmefälle	Bewertet Governance, Evidenzen und nachhaltige Umsetzung
Steuert Wiedervorlagen, Nachforderungen und operative Eskalationen	Überwacht Risiko, Qualität, Fristen und wesentliche Abweichungen	Prüft Follow-up und die Behandlung von Restpunkten
Bereitet UBO- und Screening-Fälle für Entscheidungen vor	Entscheidet über wesentliche Maßnahmen und fachliche Eskalationen	Berichtet unabhängig über Feststellungen

Ihr Nutzen mit S+P KYC Remediation

Rückstände gezielt reduzieren

Sofort zusätzliche operative Kapazität für überfällige Reviews, unvollständige Akten und offene Nachforderungen.

Backlog sinkt

Risiken richtig priorisieren

Hochrisikokunden, kritische Fristen, komplexe Eigentumsstrukturen und auffällige Fälle gehen im Backlog nicht unter.

Risikoorientiert

Transparenz für Management

Kennzahlen zu Fortschritt, Alterung, offenen Dokumenten, Restbestand und Eskalationen schaffen Steuerungsfähigkeit.

Keine Blackbox

Prüfungsfähige Evidenzen

Bearbeitungsschritte, Nachweise, Entscheidungen, offene Punkte und Restrisiken bleiben nachvollziehbar dokumentiert.

Weniger Findings

Nachhaltige Verbesserung

Wir arbeiten nicht nur den Bestand ab, sondern schaffen die Voraussetzungen, damit neue Rückstände früh erkannt werden.

Kein neuer Backlog

Flexible Skalierung

Befristetes Projekt, kurzfristige Task Force, Systemmigration oder Übergang in einen Managed Service — die Kapazität passt sich an.

Bedarfsgerecht

Für wen eignen sich KYC Remediation Services?

S+P KYC Remediation Services eignen sich insbesondere für:

Kreditinstitute und Spezialbanken
Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute
Wertpapierinstitute und Vermögensverwalter
Kapitalverwaltungsgesellschaften
Leasing- und Factoring-Gesellschaften
FinTechs und digitale Plattformen
Versicherungen und Versicherungsvermittler
Unternehmen mit internationalen Kunden- und Geschäftspartnerbeziehungen
Unternehmen mit KYC-Rückständen, Datenqualitätsproblemen oder erhöhtem Prüfungsdruck

Kombinieren Sie KYC Remediation mit weiteren S+P Services

Häufige Fragen zu KYC Remediation

Was ist KYC Remediation?

KYC Remediation bezeichnet die strukturierte Aufarbeitung, Aktualisierung und Vervollständigung bestehender KYC-Akten. Typische Anlässe sind überfällige KYC-Reviews, fehlende Unterlagen, nicht aktuelle UBO-Daten, Datenqualitätsmängel, Screening-Rückstände, Systemmigrationen oder Prüfungsfeststellungen.

Kann S+P auch sehr große KYC-Rückstände übernehmen?

Ja. Der Service kann nach Fallvolumen, Risikoklassen, Kundengruppen, Datenqualität und gewünschtem Zieltermin skaliert werden. Vor Beginn führen wir ein Backlog Assessment durch und entwickeln ein realistisches Bearbeitungs- und Kapazitätsmodell.

Wie priorisiert S+P offene KYC-Fälle?

Die Priorisierung erfolgt nach kundenspezifischen Risikokriterien. Dazu können Risikoklasse, Fälligkeit, PEP- und Sanktionsbezug, komplexe Eigentumsstrukturen, Transaktionsauffälligkeiten, Prüfungsfeststellungen und Geschäftsbedeutung gehören.

Übernimmt S+P die fachliche Freigabe von KYC-Fällen?

S+P kann standardisierte, klar regelbasierte Freigabeschritte im vereinbarten Rahmen unterstützen. Fachliche Entscheidungen bei komplexen, risikorelevanten oder als Ausnahmefall definierten Sachverhalten verbleiben bei den zuständigen Stellen Ihres Unternehmens oder einer organisatorisch getrennten 2nd-Line-Funktion.

Wie wird der Fortschritt des Projekts gemessen?

Sie erhalten regelmäßige Kennzahlen zu Backlog-Volumen, abgeschlossenen Fällen, Durchlaufzeiten, Alterung, offenen Unterlagen, Datenqualität, Eskalationen, Restrisiken und Restbestand.

Was passiert nach Abschluss der KYC-Remediation?

Nach Projektabschluss werden offene Restpunkte und Ausnahmefälle transparent übergeben. Auf Wunsch unterstützt S+P beim Übergang in den laufenden KYC-Operations-Service, damit künftige Reviews, Datenaktualisierungen und Fristen dauerhaft gesteuert werden.

KYC-Rückstände nachhaltig abbauen

KYC-Rückstände müssen nicht dauerhaft Risiken, Prüfungsfeststellungen und operative Belastung verursachen. S+P bringt Struktur, Kapazität und Transparenz in Ihre KYC-Remediation — von der Bestandsaufnahme bis zum nachhaltigen Übergang in den Regelbetrieb. Im Erstgespräch analysieren wir Fallvolumina, Risikoklassen, Rückstände, Datenqualität, Systemlandschaft und Zieltermine.

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