Die Ermittlung, Verifizierung und laufende Aktualisierung wirtschaftlich Berechtigter ist ein zentraler Bestandteil der Geldwäscheprävention. Bei juristischen Personen, komplexen Beteiligungsstrukturen und internationalen Kundenbeziehungen müssen Eigentums- und Kontrollverhältnisse nachvollziehbar erfasst, dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden.
Mit S+P UBO & Transparenzregister Operations lagern Sie standardisierte, dokumentationsintensive und fristgebundene Prozessschritte aus: Erfassung wirtschaftlich Berechtigter, Aufbereitung von Eigentums- und Kontrollstrukturen, Abgleich mit Transparenzregisterinformationen, Nachforderung von Unterlagen sowie Vorbereitung von Abweichungsfällen für die zuständige Fachstelle.
Klare Entscheidungsgrenzen: S+P übernimmt die operative Erfassung, Dokumentation, Nachforderung und Fallvorbereitung. Die fachliche Bewertung komplexer Eigentumsstrukturen, die Entscheidung über Unstimmigkeitsmeldungen und wesentliche AML-Maßnahmen verbleiben bei den kundenseitig zuständigen Fach- und Kontrollfunktionen.
Die wirtschaftlich berechtigte Person ist nicht immer aus einem Handelsregisterauszug oder einer Selbstauskunft eindeutig erkennbar. Beteiligungsstrukturen können mehrstufig, grenzüberschreitend oder durch Treuhand-, Kontroll- und Stimmrechtsvereinbarungen geprägt sein. Änderungen in Eigentum, Geschäftsführung, Beteiligung oder Kontrolle können eine Aktualisierung der KYC-Akte erforderlich machen.
Zugleich müssen Verpflichtete ihre eigenen Erkenntnisse mit den Informationen im Transparenzregister abgleichen. Werden Abweichungen festgestellt, müssen diese strukturiert dokumentiert, aufgeklärt und nach den geltenden Vorgaben weiterbearbeitet werden. Das erfordert klare Prozesse, vollständige Evidenzen und eine konsequente Fristensteuerung.
S+P schafft die operative Kapazität für diese wiederkehrenden Aufgaben. Wir strukturieren Informationen, steuern Nachforderungen, dokumentieren Bearbeitungsschritte und bereiten Sachverhalte so auf, dass die zuständigen Fachstellen fundiert entscheiden können.
Bei Unternehmensgruppen, Holdingstrukturen, internationalen Gesellschaften, Fonds, Trusts oder Stiftungen reichen einfache Beteiligungsquoten oft nicht aus. Eigentums- und Kontrollketten müssen nachvollziehbar dargestellt werden.
Registerauszüge, Gesellschafterlisten, Satzungen, Organigramme oder Selbstauskünfte liegen häufig nicht vollständig oder nicht aktuell vor. Ohne strukturiertes Nachforderungsmanagement bleiben UBO-Akten offen.
Kundenunterlagen, interne KYC-Daten und Registerangaben können voneinander abweichen. Gründe können Aktualitätsprobleme, unvollständige Meldungen, unterschiedliche Auslegungen oder tatsächliche Fehler sein.
Wirtschaftliche Berechtigung ergibt sich nicht nur aus Kapital- oder Stimmrechtsanteilen. Auch beherrschender Einfluss, Kontrollvereinbarungen oder vergleichbare Kontrollmöglichkeiten können relevant sein.
Bei ausländischen Gesellschaften unterscheiden sich Registerstrukturen, Datenverfügbarkeit, Dokumentensprache und Identifikationsstandards. Das erhöht den Prüfungs- und Dokumentationsaufwand.
Änderungen in Gesellschafts-, Gesellschafter- oder Kontrollstrukturen müssen bei KYC-Reviews und anlassbezogen erkannt, nachvollzogen und in der Kundenakte dokumentiert werden.
Von der Ersterfassung bis zum Abweichungsmanagement — Sie entscheiden, welche Prozessschritte S+P übernimmt.
Operative Erfassung und Aktualisierung wirtschaftlich Berechtigter nach Ihren Arbeitsanweisungen und KYC-Vorgaben.
Strukturierte Darstellung von Eigentums- und Kontrollketten, damit Fachstellen komplexe Sachverhalte effizient bewerten können.
Vereinbarte operative Abgleiche zwischen internen KYC-Erkenntnissen und Transparenzregisterinformationen.
Stimmen KYC-Erkenntnisse und Registerangaben nicht überein, braucht es einen belastbaren, nachvollziehbaren Prozess. S+P bearbeitet diese Fälle operativ.
Wichtiger Hinweis: Ob eine Unstimmigkeitsmeldung nach § 23a GwG abzugeben ist, entscheidet die zuständige, kundenseitig verantwortliche Stelle. S+P übernimmt keine eigenständige Entscheidung über die Abgabe oder den Inhalt einer Unstimmigkeitsmeldung.
Risikoorientierte Bereinigung bestehender Kunden- und UBO-Datenbestände.
Wirtschaftlich Berechtigte müssen in KYC-, PEP-, Sanktions- und Adverse-Media-Prozesse eingebunden werden. S+P bereitet diese Schritte operativ vor.
Weiterführender Service: Screening Operations ansehen
S+P führt relevante Informationen aus Kundenunterlagen, KYC-Akten, verfügbaren Registerdaten und Rückmeldungen zusammen. So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die Identifikation und Bewertung wirtschaftlich Berechtigter.
Nicht jede Struktur benötigt dieselbe Bearbeitungstiefe. Priorisiert wird nach Ihren Risikokriterien — etwa bei komplexen Beteiligungsstrukturen, internationalen Bezügen, erhöhtem Kundenrisiko, fehlenden Nachweisen oder überfälligen KYC-Reviews.
Offene Unterlagen und fehlende Informationen werden strukturiert nachgehalten. S+P dokumentiert Rückmeldungen, führt Wiedervorlagen und eskaliert überfällige Vorgänge nach vereinbarten Regeln.
Jeder Abgleich, jede Abweichung, jede Nachforderung und jeder Bearbeitungsschritt wird nach abgestimmten Standards dokumentiert. Dadurch stehen vollständige Informationen für AML, Compliance, Interne Revision und Prüfungen zur Verfügung.
Vier Zuschnitte — vom einmaligen Abgleichprojekt bis zum laufenden Managed Service.
Geeignet für Unternehmen mit unvollständigen UBO-Akten, überfälligen Aktualisierungen, Datenlücken oder einem erhöhten Bestand komplexer Eigentumsstrukturen. S+P unterstützt bei Bestandsaufnahme, Priorisierung, Nachforderung und Abarbeitung.
Geeignet, wenn ein vollständiger oder risikoorientierter Abgleich von Kundenakten mit Registerinformationen erforderlich ist — etwa nach Prüfungsfeststellungen, Migrationen, Fusionen oder der Einführung neuer KYC-Vorgaben.
Geeignet für Unternehmen, die die operative Erfassung, Aktualisierung, Nachforderung und Dokumentation von UBO-Daten laufend auslagern möchten.
Geeignet für Institute mit einem hohen Anteil juristischer Personen, internationaler Gruppen, Beteiligungsgesellschaften, Trusts, Stiftungen oder komplexen Strukturen wirtschaftlich Berechtigter.
Vier Schritte von der Datenanalyse bis zum gesteuerten Produktivbetrieb.
Wir analysieren Ihre bestehenden UBO- und Transparenzregisterprozesse, Kundenarten, Datenquellen, Systeme, Dokumentationsvorgaben, Fallvolumina, Risikokriterien und vorhandenen Rückstände.
Gemeinsam definieren wir Leistungsumfang, Datenfelder, Unterlagenanforderungen, Abgleichregeln, Qualitätskriterien, Freigabegrenzen, Eskalationsstufen, Reporting und Service Levels.
Das S+P-Team wird in Ihre KYC-Policy, Prozesslogik, Kundenstruktur, Datenquellen und Dokumentationsstandards eingearbeitet. Testfälle stellen sicher, dass die Bearbeitung den vereinbarten Anforderungen entspricht.
S+P bearbeitet die vereinbarten Prozesse, dokumentiert Ergebnisse, steuert offene Punkte und berichtet regelmäßig über Volumen, Datenqualität, Abweichungen, Fristen, Backlogs und Eskalationen.
S+P UBO & Transparenzregister Operations ist als operative Leistung der ersten Verteidigungslinie konzipiert: Daten erfassen, Eigentumsstrukturen aufbereiten, definierte Abgleiche durchführen, Nachforderungen steuern und Fallakten dokumentieren.
Die zweite Verteidigungslinie — insbesondere Geldwäscheprävention und Compliance — definiert die Risiko- und Prüflogik, bewertet komplexe Strukturen und relevante Abweichungen, entscheidet über Unstimmigkeitsmeldungen und überwacht die Einhaltung der Vorgaben.
Die Interne Revision prüft unabhängig, ob UBO-Prozesse, Registerabgleiche, Kontrollen und Dokumentationen angemessen ausgestaltet und wirksam umgesetzt sind.
| 1st Line: S+P UBO Operations | 2nd Line: AML und Compliance | 3rd Line: Interne Revision |
|---|---|---|
| Erfasst UBO-Daten und pflegt Kundenakten | Definiert UBO-Standards, Risikokriterien und Kontrollvorgaben | Prüft Wirksamkeit und Angemessenheit der UBO-Prozesse |
| Bereitet Eigentums- und Kontrollstrukturen auf | Bewertet komplexe Strukturen und wesentliche Abweichungen | Prüft Dokumentation, Nachweise und Governance |
| Führt definierte Transparenzregister-Abgleiche durch | Entscheidet über Unstimmigkeitsmeldungen und Folgemaßnahmen | Prüft nachhaltige Mängelbeseitigung |
| Steuert Nachforderungen, Fristen und Fallakten | Überwacht Qualität, Risiko und Einhaltung der Vorgaben | Berichtet unabhängig über Feststellungen |
Eigentums- und Kontrollstrukturen werden strukturiert erfasst, mit Nachweisen hinterlegt und in die KYC-Akte integriert.
LückenlosFehlende Angaben, Dokumente und Identifikationsmerkmale werden systematisch nachgehalten und nach vereinbarten Regeln eskaliert.
NachgehaltenAktuelle UBO-Daten verbessern die Grundlage für Kundenrisikoklassifizierung, PEP- und Sanktionsscreening sowie laufende Reviews.
Belastbare BasisRegisterabgleiche, Abweichungen, Nachforderungen und Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert und jederzeit auskunftsfähig.
Weniger FindingsIhre Teams konzentrieren sich auf komplexe Eigentumsstrukturen, Risikobewertungen, Unstimmigkeitsentscheidungen und Eskalationen.
Fokus aufs WesentlicheUnterstützung bei einzelnen Datenlücken, einem strukturierten Abgleichprojekt, KYC-Backlogs oder als laufender Managed Service.
BedarfsgerechtDer Service eignet sich insbesondere für:
UBO steht für „Ultimate Beneficial Owner“, auf Deutsch wirtschaftlich Berechtigter. Gemeint ist die natürliche Person, die eine Gesellschaft oder sonstige Vereinigung letztlich besitzt oder kontrolliert. Wirtschaftlich Berechtigte können sich aus Kapitalanteilen, Stimmrechten, Kontrollrechten oder vergleichbaren Einflussmöglichkeiten ergeben.
S+P unterstützt bei der Erfassung und Aktualisierung von UBO-Daten, der Aufbereitung von Eigentums- und Kontrollstrukturen, dem Transparenzregister-Abgleich, der Nachforderung fehlender Informationen, der Fallaktenführung und der Vorbereitung von Abweichungsfällen für die zuständigen Fachstellen.
Nein. S+P kann Abweichungen erfassen, dokumentieren, Informationen zusammenstellen und Fälle für die Entscheidung vorbereiten. Die Entscheidung über die Abgabe und den Inhalt einer Unstimmigkeitsmeldung nach § 23a GwG verbleibt bei der zuständigen, kundenseitig verantwortlichen AML- oder Compliance-Funktion.
S+P kann komplexe Strukturen operativ erfassen, Informationen strukturieren, Unterlagen nachhalten und Eigentums- beziehungsweise Kontrollketten aufbereiten. Die fachliche Bewertung komplexer, unklarer oder risikorelevanter Strukturen erfolgt durch die zuständigen Fach- und Kontrollfunktionen.
Die Abgleiche werden nach abgestimmten Vorgaben dokumentiert. Dazu gehören insbesondere Datenquelle, Abgleichzeitpunkt, geprüfte Informationen, festgestellte Abweichungen, Nachforderungen, Bearbeitungsstatus, Eskalationen und vorhandene Nachweise.
Ja. S+P kann beispielsweise ein einmaliges Transparenzregister-Abgleichprojekt, eine UBO-Bestandsbereinigung oder den Abbau offener KYC- und UBO-Fälle unterstützen. Anschließend ist ein Übergang in einen laufenden Managed Service möglich.
Vollständige UBO-Daten und belastbare Transparenzregisterprozesse sind eine wesentliche Grundlage für wirksame KYC-, AML- und Screening-Prozesse. S+P übernimmt die operative Aufbereitung, Dokumentation und Nachhaltung — damit Ihre Fachfunktionen sich auf Risikoentscheidungen, Eskalationen und unabhängige Kontrolle konzentrieren können. Im Erstgespräch analysieren wir UBO-Prozesse, Datenquellen, Kundenstruktur, Rückstände, Fallvolumina und gewünschte Service Levels.
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