Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis

Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis – Projekt Dienstleiterbezogenes Internes Kontrollsystem

• Unternehmen lagern häufig eine oder mehrere betriebliche Funktionen, z.B. die Personalabrechnung oder das gesamte Rechenzentrum, auf andere Unternehmen aus (Dienstleistungsunternehmen).
• Das in diesen ausgelagerten Funktionen enthaltene interne Kontrollsystem bleibt in der Verantwortung des auslagernden Unternehmens.
• Das Dienstleistungsunternehmen hat ein geeignetes dienstleisterbezogenes internes Kontrollsystem einzurichten und den Auslagerungsunternehmen hierzu entsprechende Nachweise bereitzustellen.
• Damit werden auch die Grundlagen für die Reportingpflichten gemäß IDW Standard PS 951 n.F. geschaffen.

Reporting – Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis

Eine Berichtspflicht nach IDW Standard PS 951 n.F. kann nach Typ 1 oder Typ 2 aufgebaut werden.

Berichterstattung vom Typ 1:

Sind die in der IKS-Beschreibung dargestellten Kontrollen zur Erzielung der dargestellten

Kontrollziele zum Prüfungszeitpunkt angemessen ausgestaltet?

Berichterstattung vom Typ 2:

Sind die geprüften Kontrollen, die notwendig sind, um hinreichende Sicherheit zu erzielen, dass die in der IKS-Beschreibung dargestellten Kontrollziele erreicht wurden, im geprüften Zeitraum wirksam?

Dienstleisterbezogenes Internes Kontrollsystem – Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis

Unser Mandant zählt zu den führenden Zahlungsdienstleistern in Deutschland und bietet innovative Zahlungsverfahren für Privat- und Geschäftskunden an. Die wesentlichen Leistungen werden im Rahmen eines Outsourcing-Modells erbracht. Damit können die Agilitätsvorteile eines FinTech-Unternehmens optimal genützt werden.

Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Reportings gegenüber den Auslagerungsunternehmen wurde ein dienstleisterbezogenes Internes Kontrollsystem eingerichtet. Die wesentlichen Projektschritte zeigt unser S+P Projektfahrplan.

Nutzen/Vorteile unseres modularen Beratungsansatzes Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis:

Mit unseren modularen System-Tools schaffen wir für Sie folgende(n) Nutzen/Vorteile:

• Die vom Mandanten ausgewählten Module werden auf Ihre Unternehmensprozesse individuell angepaßt, so daß –sofern aufsichtsrechtlich vertretbar- tiefgreifende Umstrukturierungen vermieden werden können.
• Der zeitliche Implementierungsaufwand kann mit unserem modularen Implementierungsansatz erheblich reduziert werden.
• Die Zusatzbelastung der Mitarbeiter wird auf ein Minimum begrenzt. Mit gezielten Interviews nehmen wir einen Quick Check zu Ihren Kernprozessen vor.
• Sie erhalten „schlüsselfertig“ eine Komplettdokumentation zu den jeweils ausgewählten Modulen.
• Unsere Module basieren auf den Erfahrungen vieler aufsichtsrechtlicher BaFin-Prüfungen und werden laufend an neue Prüfungsanforderungen angepaßt. Damit bieten wir Ihnen bestmögliche Prüfungssicherheit.

Umsetzungs-Fahrplan für das Modul Internes Kontrollsystem

Der Aufbau des dienstleisterbezogenen Kontrollsystems erfolgt auf Basis des IDW Standards PS 951 n.F. Folgende Bausteine wurden dabei umgesetzt:

Bestandsaufnahme zum bestehenden Internen Kontrollsystem:

> Durchsicht der bestehenden Regelungen;

> Erarbeiten einer GAP-Analyse für die Einzelinterviews

Baustein 1: Kick Off – Information der Führungskräfte

Informations-Workshop für die Führungskräfte mit dem Fokus „Anforderungen an ein IKS“

Baustein 2: IKS Assessment – Workshops mit den Kontrollbereichen

Beispielhafte Erhebung zu  leistungswirtschaftlichen Bereichen. Der Schwerpunkt dieser Erhebung orientiert sich an den Kernprozessen des Unternehmens.

> Erarbeiten von Risikoindikatoren, Red Flags und Kontrollhandlungen.

> Aushändigung des IKS-Tools für die Detailerhebung der Risikoindikatoren, Red Flags und Kontrollhandlungen an die Führungskräfte.

Baustein 3: Plausibilisierung der Ergebnisse zum dienstleisterbezogenen IKS

> Verprobung der Ergebnisse des IKS-Projekts mit den Erhebungen der Führungskräfte

> Ergänzende Einzelinterviews zur Sachverhaltsklärung

Baustein 4: Erstellen von Muster-Rahmenbedingungen – Workshop Organisations-Handbuch

> Erstellen der Rahmenbedingungen IKS mit Anpassung an die unternehmensspezifischen Anforderungen

> Erarbeiten der Schnittstellen zu den einzelnen Kontrollbereichen

Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis

Die Rahmenbedingungen sind wie folgt aufgebaut:

Beschreibung des dienstleisterbezogenen IKS

o Bestandteile

o Kontrollumfeld

o Risikobeurteilung

o Kontrollaktivitäten

o ….

IKS-Rahmen des Unternehmens

o Aufbauorganisation

o Verantwortlichkeiten

o Ablauforganisation

o …

Interne Kontrollen des Unternehmens

o Geschäftsprozesse

o Interne Prozesse

o Personalwesen

o Rechnungslegung

o IT-Systeme

o Finanzberichterstattung

o Risikomanagement

o Interne Revision

o …

Weiterentwicklung des IKS

o Zuständigkeiten

o IKS-Beauftragter

Internes Kontrollsystem bei Auslagerungen – Prüfung in der Praxis

Weitere Informationen zu unseren Projekten finden Sie direkt unter Referenzen.

Sie haben Fragen? Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.

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