1st Line Services

Sanktionsscreening auslagern: PEP-, Embargo- und Adverse-Media-Alerts effizient bearbeiten

Sanktions-, PEP-, Embargo- und Adverse-Media-Screening ist ein zentraler Bestandteil wirksamer Geldwäscheprävention und Sanktions-Compliance. Laufende Listenupdates, hohe Trefferzahlen, Namensähnlichkeiten und komplexe Eigentumsstrukturen führen dabei zu erheblichem operativem Aufwand.

Mit S+P Screening Operations lagern Sie standardisierte Screening-Workflows aus. S+P übernimmt die strukturierte Vorbearbeitung, Dokumentation und Nachhaltung von Screening-Alerts — nach Ihren Arbeitsanweisungen, Risikoklassen, Freigabegrenzen und Eskalationswegen. Ihre AML-, Compliance- und Fachfunktionen erhalten vollständige, nachvollziehbar dokumentierte und entscheidungsreif vorbereitete Fälle.

PEP-, Sanktions-, Embargo- und Adverse-Media-Alerts strukturiert vorbearbeiten
Fehlalarme nach definierten Regeln dokumentieren und schließen
Relevante Treffer vollständig aufbereiten und fristgerecht eskalieren
Evidenzen, Bearbeitungsvermerke und Fallakten prüfungsfähig führen

Entwickelt für die Anforderungen von GwG EU-Sanktionsrecht AWV KWG MaRisk Prüfungssicher für BaFin und Abschlussprüfer

Klare Entscheidungsgrenzen: S+P übernimmt standardisierte operative Screening-Prozesse. Die Bewertung komplexer Treffer, die Entscheidung über Maßnahmen wie Sperrung oder Geschäftsbeziehungsbeendigung sowie Meldungen an zuständige Stellen verbleiben bei den kundenseitig verantwortlichen Fach- und Kontrollfunktionen.

Warum Screening Operations operative Kapazität benötigt

Screening ist kein einmaliger KYC-Schritt. Kunden, wirtschaftlich Berechtigte, Bevollmächtigte, Gegenparteien und — je nach Geschäftsmodell — Transaktionen müssen regelmäßig und anlassbezogen gegen relevante Listen und Informationsquellen geprüft werden.

Listenänderungen, neue Sanktionspakete, Änderungen von Kunden- und UBO-Daten sowie neue Geschäftsbeziehungen erzeugen fortlaufend Alerts. Ein großer Teil dieser Treffer geht auf Namensähnlichkeiten, unvollständige Daten oder technische Matching-Logiken zurück. Dennoch muss jeder Fall nach abgestimmten Regeln geprüft, dokumentiert und bei Relevanz unverzüglich an die zuständige Stelle übergeben werden.

S+P schafft die operative Struktur, um Screening-Volumina effizient zu bewältigen. Wir stellen Informationen zusammen, prüfen definierte Merkmale, dokumentieren Ergebnisse, steuern offene Punkte und sorgen dafür, dass relevante Sachverhalte nicht im Alert-Bestand verbleiben.

Typische Herausforderungen im Screening

Laufende Listenupdates

Sanktions- und PEP-Listen verändern sich fortlaufend. Neue Einträge, geänderte Aliasnamen, aktualisierte Identifikationsdaten oder neue Sanktionsprogramme können sofortige Rescreenings und neue Alert-Bestände auslösen.

Hohe Zahl an Fehlalarmen

Fuzzy Matching, Namensähnlichkeiten, unvollständige Stammdaten und unterschiedliche Schreibweisen erzeugen zahlreiche mögliche Treffer. Diese müssen nachvollziehbar von potenziell relevanten Treffern abgegrenzt werden.

Komplexe Eigentumsstrukturen

Ein direkter Namensabgleich reicht nicht immer aus. Bei juristischen Personen, Fonds, Trusts, mehrstufigen Beteiligungen oder internationalen Kundenbeziehungen müssen Eigentum, Kontrolle und wirtschaftlich Berechtigte strukturiert aufbereitet werden.

Fehlende Identifikationsdaten

Unvollständige Geburtsdaten, Staatsangehörigkeiten, Adressen, Registerdaten oder Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten erschweren die eindeutige Identifizierung. Das verlängert die Bearbeitung und erhöht die Zahl offener Treffer.

Zeitkritische Eskalationen

Potenziell relevante Sanktions- oder Embargotreffer können zeitkritische Maßnahmen auslösen. Institute benötigen deshalb klare Prioritäten, belastbare Eskalationswege, dokumentierte Bearbeitungsschritte und schnelle Entscheidungsprozesse.

Prüfungsfähige Evidenzen

Nicht nur potenzielle True Positives, auch geschlossene Fehlalarme müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Prüfer erwarten eine klare Begründung, warum ein Treffer ausgeschlossen oder eskaliert wurde.

Unsere Screening Operations Services

Vom Alert-Eingang bis zum Reporting — Sie entscheiden, welche Screening-Arten und Prozessschritte S+P übernimmt.

Screening Alert Intake und Priorisierung

Strukturierte Aufnahme, Klassifizierung und Priorisierung von Alerts aus den abgestimmten Screening-Systemen.

Übernahme definierter Screening-Alerts
Anlage und Pflege digitaler Fallakten
Zuordnung zu Kunden, wirtschaftlich Berechtigten, Bevollmächtigten oder Gegenparteien
Klassifizierung nach Screening-Art und Risikokategorie
Erfassung von Fälligkeiten und zeitkritischen Bearbeitungsfristen
Priorisierung nach definierten Risikokriterien
Kennzeichnung potenziell kritischer oder unvollständiger Fälle
Dokumentation von Bearbeitungsstatus und Übergaben

PEP Screening Operations

Operative Vorbearbeitung von Treffern mit Bezug zu politisch exponierten Personen, deren Familienangehörigen und bekanntermaßen nahestehenden Personen.

Strukturierte Vorprüfung von PEP-Alerts
Zusammenstellung verfügbarer Identifikationsdaten
Abgleich definierter Kunden-, UBO- und PEP-Informationen
Dokumentation von Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Funktion und Kontext
Vorbereitung von Informationen für Risikoeinstufung und Enhanced Due Diligence
Nachforderung fehlender Identifikations- oder Kontextinformationen
Dokumentation der Bearbeitung und Übergabe
Eskalation nach Ihren definierten PEP- und Kompetenzregeln

Sanktions- und Embargo-Screening

Vorbearbeitung potenzieller Treffer aus Sanktions- und Embargo-Screening-Prozessen.

Vorprüfung von Sanktions- und Embargo-Alerts nach vereinbarten Regeln
Zusammenstellung relevanter Kunden-, Gegenparteien- und Transaktionsinformationen
Abgleich definierter Identifikationsmerkmale
Prüfung von Namen, Aliasnamen, Geburtsdaten, Adressen, Ländern und Referenzinformationen
Dokumentation der Trefferanalyse und vorliegenden Evidenzen
Klassifizierung offensichtlicher Fehlalarme nach festgelegten Kriterien
Vorbereitung potenziell relevanter Treffer für die fachliche Entscheidung
Unverzügliche Eskalation zeitkritischer oder potenziell relevanter Fälle

Wichtiger Hinweis: S+P nimmt keine eigenständige Entscheidung über Vermögenssperren, Zahlungsverweigerungen, behördliche Meldungen oder Geschäftsbeziehungsbeendigungen vor. Diese Entscheidungen treffen ausschließlich die dafür verantwortlichen und autorisierten Stellen des Kunden.

Adverse-Media- und Negative-News-Screening

Operative Aufbereitung relevanter Medien- und Negativinformationen im Rahmen Ihrer risikoorientierten Kunden- und Geschäftspartnerprüfung.

Vorprüfung definierter Adverse-Media-Alerts
Strukturierte Erfassung von Quelle, Datum, Bezugsperson und Sachverhalt
Unterscheidung zwischen Namensähnlichkeit und möglichem Personenbezug
Aufbereitung von Informationen nach Ihren Kategorien und Risikokriterien
Dokumentation von Rechercheergebnissen und Quellen
Kennzeichnung potenziell relevanter Hinweise
Übergabe relevanter Sachverhalte an AML-, Compliance- oder Risikofunktionen
Fristen- und Wiedervorlagenmanagement bei offenen Recherchen

UBO- und Ownership-Screening

Wirtschaftlich Berechtigte und kontrollierende Personen müssen in Screening-Prozesse einbezogen werden. S+P stellt diese Informationen operativ zusammen und pflegt sie.

Identifikation relevanter wirtschaftlich Berechtigter aus KYC-Unterlagen
Zuordnung von UBO-Daten zu Screening-Vorgängen
Aufbereitung mehrstufiger Eigentums- und Kontrollstrukturen
Nachhaltung fehlender UBO- oder Registerinformationen
Vorbereitung von Ownership- und Control-Fällen für die fachliche Bewertung
Dokumentation von Datenquellen, Bearbeitungsständen und offenen Punkten
Übergabe komplexer oder risikorelevanter Strukturen an die zuständigen Fachstellen

Weiterführender Service: UBO & Transparenzregister Operations ansehen

Rescreening und Trigger Events

Operative Steuerung wiederkehrender und anlassbezogener Screening-Prozesse.

Vorbereitung periodischer Rescreening-Läufe
Bearbeitung von Alerts aus Listenupdates
Bearbeitung anlassbezogener Screenings bei Kunden- oder UBO-Änderungen
Nachhaltung offener Screening-Fälle aus Batch-Läufen
Priorisierung nach Risikoklasse, Trefferart und Geschäftsrelevanz
Dokumentation von Bearbeitung und Abschluss
Reporting zu Rescreening-Volumen, Trefferarten und offenen Fällen
Unterstützung bei der Aufbereitung von Evidenzen für Kontrollen und Prüfungen

Screening-Evidenzmanagement und Reporting

Vollständige, nachvollziehbare und steuerungsfähige Dokumentation Ihrer Screening-Prozesse.

Führung digitaler Screening-Fallakten
Strukturierte Ablage von Trefferinformationen, Nachweisen und Bearbeitungsvermerken
Dokumentation von Begründungen für Fehlalarmklassifizierungen
Dokumentation von Eskalationen, Übergaben und Entscheidungen
Vollständigkeitskontrollen anhand abgestimmter Checklisten
Reporting zu Volumen, Durchlaufzeit, Alterung, Fehlern und Eskalationen
Aufbereitung von Informationen für Management, AML, Compliance und Interne Revision
Unterstützung bei Prüfungs- und Aufsichtsanfragen

Flexible Einsatzmodelle

Vier Zuschnitte — vom Rückstandsabbau bis zum laufenden Managed Service.

Projekt

Screening Backlog Remediation

Geeignet bei einem erhöhten Bestand offener, überfälliger oder nicht vollständig dokumentierter Screening-Alerts. S+P priorisiert und bearbeitet klar definierte Falltypen nach Ihrem Remediation-Plan.

Auf Zeit

Screening Flex Pool

Geeignet bei kurzfristig erhöhtem Arbeitsvolumen durch neue Sanktionspakete, Listenupdates, Systemmigrationen, periodische Rescreening-Läufe oder interne Kapazitätsengpässe.

Laufend

Managed Screening Operations

Geeignet für Unternehmen, die standardisierte Screening-Workflows dauerhaft auslagern möchten. S+P übernimmt die vereinbarte Vorbearbeitung, Dokumentation, Fristensteuerung und Fallvorbereitung.

Transformation

Support bei Systemumstellungen

Geeignet bei Einführung oder Wechsel eines Screening-Systems, bei Kalibrierungsprojekten, Datenmigrationen oder der Anpassung von Matching-Regeln. S+P unterstützt bei Datenbereinigung, Testfallbearbeitung, Dokumentation und operativer Abarbeitung.

So funktioniert die Zusammenarbeit

Vier Schritte von der Prozessanalyse bis zum gesteuerten Produktivbetrieb.

1

Screening-Prozessanalyse

Wir analysieren Ihre Screening-Systeme, Datenquellen, Trefferarten, Fallvolumina, Risikokriterien, Bearbeitungsregeln, Eskalationsprozesse und bestehenden Rückstände.
2

Service Design und Arbeitsanweisungen

Gemeinsam definieren wir Screening-Arten, Alert-Kategorien, Bearbeitungsgrenzen, Datenanforderungen, Qualitätsstandards, Fristen, Eskalationsstufen und Reporting.
3

Onboarding und Pilot

Das S+P-Team wird in Ihre Prozesse, Listenquellen, Kunden- und Produktsegmente sowie Dokumentationsstandards eingearbeitet. Testfälle und eine abgestimmte Pilotphase sichern die Bearbeitungsqualität.
4

Produktivbetrieb und Steuerung

S+P bearbeitet die vereinbarten Aufgaben, dokumentiert Ergebnisse, steuert Fristen und liefert regelmäßige Informationen zu Alert-Volumen, Bearbeitungsstand, Fehlern, Eskalationen und offenen Risiken.

Klare Trennung von 1st Line und 2nd Line

S+P Screening Operations ist als operative Leistung der ersten Verteidigungslinie ausgestaltet: Bearbeitung standardisierter Alerts nach dokumentierten Arbeitsanweisungen, Zusammenstellung von Informationen, Führung der Fallakten und Vorbereitung für die zuständige Entscheidungsstelle.

Die zweite Verteidigungslinie bleibt verantwortlich für die Definition von Screening-Standards, die Festlegung der Risikologik, die Bewertung komplexer Treffer, die Kontrolle der Wirksamkeit des Screening-Systems und die Eskalation wesentlicher Risiken.

Entscheidungen über Sperrungen, Zahlungsverweigerungen, Meldungen an Behörden, Geschäftsbeziehungsbeendigungen oder sonstige wesentliche Maßnahmen verbleiben bei den kundenseitig zuständigen und autorisierten Stellen.

1st Line: S+P Screening Operations	2nd Line: AML und Compliance	3rd Line: Interne Revision
Bearbeitet definierte PEP-, Sanktions-, Embargo- und Medien-Alerts	Definiert Screening-Standards, Risikologik und Kontrollvorgaben	Prüft Design und Wirksamkeit von Screening-Prozessen
Stellt Kunden-, UBO- und Trefferinformationen zusammen	Bewertet komplexe, potenziell relevante und eskalierte Treffer	Prüft Governance, Nachweise und Kontrollumsetzung
Dokumentiert Fehlalarme nach definierten Regeln	Entscheidet über wesentliche Maßnahmen und fachliche Eskalationen	Prüft Follow-up und nachhaltige Fehlerbehebung
Steuert Fristen, Nachforderungen und Wiedervorlagen	Überwacht Qualität, Risiko, Kalibrierung und Systemwirksamkeit	Berichtet unabhängig über Feststellungen

Ihr Nutzen mit S+P Screening Operations

Schnelle Reaktion auf Volumen

Operative Kapazität für laufende Alerts, Rescreening-Läufe, neue Sanktionspakete und temporäre Belastungsspitzen.

Sofort skalierbar

Weniger offene Alerts

Klare Bearbeitungsprozesse, Risikopriorisierung und konsequentes Fristenmanagement verhindern, dass relevante Fälle liegen bleiben.

Fristen im Griff

Einheitliche Trefferbearbeitung

Standardisierte Arbeitsanweisungen, Checklisten und Evidenzanforderungen sorgen für konsistente Fallakten und nachvollziehbare Entscheidungen.

Konsistent

Belastbare Dokumentation

Prüfungsfähige Nachweise zu Trefferanalyse, Fehlalarmklassifizierung, Eskalationen, offenen Punkten und Bearbeitungsständen.

Weniger Findings

Entlastung Ihrer Fachfunktionen

AML-, Compliance- und Sanktionsverantwortliche gewinnen Zeit für komplexe Treffer, Risikoanalysen, Systemkalibrierung und Überwachung.

Fokus aufs Wesentliche

Skalierbare Betriebsmodelle

Projektbezogen, beim Rückstandsabbau, während eines Rescreening-Laufs oder als laufender Managed Service.

Bedarfsgerecht

Für wen eignet sich Screening Operations?

S+P Screening Operations eignet sich insbesondere für:

Kreditinstitute und Spezialbanken
Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute
Wertpapierinstitute und Vermögensverwalter
Kapitalverwaltungsgesellschaften
Leasing- und Factoring-Gesellschaften
FinTechs und digitale Plattformen
Krypto-Dienstleister
Versicherungen und Versicherungsvermittler
International tätige Unternehmen mit erhöhtem Sanktions-, PEP- oder Geschäftspartnerprüfungsbedarf

Kombinieren Sie Screening Operations mit weiteren S+P Services

Häufige Fragen zu Screening Operations

Welche Screening-Arten kann S+P operativ unterstützen?

S+P unterstützt bei standardisierten PEP-, Sanktions-, Embargo- und Adverse-Media-Screening-Workflows. Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihren Systemen, Datenquellen, Arbeitsanweisungen, Risikoklassen und Kompetenzregelungen.

Kann S+P Treffer eigenständig als Fehlalarm schließen?

S+P kann offensichtlich nicht relevante Treffer nach klar dokumentierten, kundenseitig freigegebenen Regeln als Fehlalarm klassifizieren und dokumentieren. Treffer außerhalb dieser Regeln sowie komplexe, risikorelevante oder potenziell relevante Fälle werden an die zuständige Fachstelle eskaliert.

Entscheidet S+P über Sperrungen oder Meldungen an Behörden?

Nein. S+P trifft keine eigenständigen Entscheidungen über Vermögenssperren, Zahlungsverweigerungen, Meldungen an Behörden oder die Beendigung von Geschäftsbeziehungen. Diese Entscheidungen liegen bei den hierfür benannten und autorisierten Stellen des Kunden.

Kann S+P einen Screening-Backlog abbauen?

Ja. Im Rahmen eines Screening-Backlog-Projekts kann S+P offene Alerts erfassen, nach festgelegten Kriterien priorisieren, standardisierte Treffer vorbearbeiten, Fallakten vervollständigen und Bearbeitungsfortschritte transparent reporten.

Wie wird die Bearbeitungsqualität sichergestellt?

Die Bearbeitung erfolgt nach abgestimmten Arbeitsanweisungen, Checklisten, Qualitätskriterien und Eskalationswegen. Je nach Serviceumfang können Vier-Augen-Prinzip, Stichproben, Qualitätskennzahlen und regelmäßige Service-Reviews vereinbart werden.

Kann Screening Operations in unser bestehendes System integriert werden?

Ja. S+P arbeitet auf Basis Ihrer abgestimmten Systeme, Datenquellen, Berechtigungskonzepte und Prozessvorgaben. Die technische und organisatorische Integration wird im Service Design definiert.

Screening-Prozesse sicher und skalierbar aufstellen

Entlasten Sie Ihre AML-, Compliance- und Sanktions-Teams, reduzieren Sie offene Alerts und schaffen Sie eine belastbare, nachvollziehbare Bearbeitungsorganisation für PEP-, Sanktions-, Embargo- und Adverse-Media-Checks. Im Erstgespräch analysieren wir Alert-Volumina, Screening-Arten, Rückstände, Systeme, Datenqualität, Bearbeitungsfristen und gewünschte Service Levels — anschließend erhalten Sie ein passendes Modell, vom temporären Flex Pool bis zum laufenden Managed Screening Service.

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