1st Line Services

AML Operations auslagern: Alerts bearbeiten, Fälle dokumentieren, Rückstände reduzieren

Hohe Alert-Volumina, unvollständige Kundeninformationen, komplexe Transaktionsmuster und knappe Fachressourcen belasten die Geldwäscheprävention. Mit dem S+P AML Operations Desk lagern Sie standardisierte, dokumentationsintensive und fristgebundene Prozessschritte aus.

S+P unterstützt Sie bei der operativen Vorbearbeitung von Transaktionsmonitoring-Alerts, der Zusammenstellung fallbezogener Informationen, dem Evidenzmanagement, der Nachforderung von Unterlagen und der Steuerung von Wiedervorlagen. Ihre Geldwäscheprävention, Compliance-Funktion und zuständigen Fachentscheider erhalten strukturierte, nachvollziehbare und entscheidungsreif vorbereitete Fälle.

Transaktionsmonitoring-Alerts strukturiert vorbearbeiten
Kunden-, Konto- und Transaktionsinformationen fallbezogen aufbereiten
Evidenzen, Bearbeitungsvermerke und Fallakten prüfungsfähig dokumentieren
Rückstände, Fristen, Wiedervorlagen und Eskalationen transparent steuern

Entwickelt für die Anforderungen von GwG KWG ZAG WpIG MaRisk Prüfungssicher für BaFin und Abschlussprüfer

Klare Rollen und Entscheidungen: S+P bearbeitet standardisierte AML-Operations-Prozesse nach Ihren Vorgaben. Die Bewertung komplexer Sachverhalte, die Entscheidung über eine Verdachtsmeldung sowie die Kommunikation mit FIU oder Behörden verbleiben bei den zuständigen, organisatorisch unabhängigen Stellen.

Warum AML Operations operative Kapazität benötigt

Transaktionsmonitoring und laufende Kundenüberwachung erzeugen täglich neue Vorgänge. Jeder Alert muss anhand der verfügbaren Kunden-, Konto-, Transaktions- und Kontextinformationen geprüft, dokumentiert und — falls erforderlich — an die zuständige Fachstelle eskaliert werden.

In der Praxis führen insbesondere hohe Trefferzahlen, unvollständige KYC-Daten, unklare Transaktionszusammenhänge und uneinheitliche Fallakten zu Rückständen. Werden Alerts nicht innerhalb definierter Fristen bearbeitet, steigt das Risiko, dass relevante Auffälligkeiten zu spät erkannt, nicht ausreichend nachvollzogen oder nicht vollständig dokumentiert werden.

S+P schafft operative Kapazität und klare Bearbeitungsstrukturen. Wir unterstützen Ihre Teams dabei, Alerts effizient zu bearbeiten, Fälle konsistent zu dokumentieren und risikorelevante Sachverhalte gezielt zur Entscheidung vorzubereiten.

Typische Herausforderungen im AML-Betrieb

Hohe Alert-Volumina

Transaktionsmonitoring-Systeme erzeugen abhängig von Kundenbasis, Produkten, Länderbezug, Schwellenwerten und Szenarien eine hohe Zahl von Alerts. Ohne ausreichende Bearbeitungskapazität entstehen schnell Rückstände.

Unvollständige Kundeninformationen

Für eine belastbare Fallbeurteilung werden aktuelle KYC-Daten, Informationen zu wirtschaftlich Berechtigten, erwarteten Transaktionsprofilen, Geschäftsmodellen und Kundenbeziehungen benötigt. Fehlende Daten verlängern die Bearbeitung erheblich.

Aufwendige Fallrecherche

Transaktionsauffälligkeiten müssen im Kontext des Kunden, seiner Geschäftsbeziehung, wirtschaftlichen Tätigkeit, Gegenparteien und bisherigen Aktivitäten verstanden werden. Die Informationen liegen häufig in verschiedenen Systemen und Dokumenten.

Fristen und Wiedervorlagen

Offene Nachfragen, fehlende Unterlagen, Kundenrückmeldungen und weitere Bearbeitungsschritte müssen konsequent nachgehalten werden. Ohne strukturiertes Fristenmanagement bleiben Vorgänge offen oder verlieren an Priorität.

Uneinheitliche Dokumentation

Aufsicht, Prüfer und Kontrollfunktionen erwarten nachvollziehbare Bearbeitungsvermerke, vollständige Evidenzen, klare Eskalationswege und konsistente Fallakten. Unterschiedliche Bearbeitungsstandards erhöhen das Prüfungsrisiko.

Mangel an spezialisierten Ressourcen

Qualifizierte AML-Fachkräfte sind knapp. Die interne Geldwäscheprävention sollte sich auf komplexe Fälle, risikoorientierte Entscheidungen, Kontrollhandlungen, Verdachtsmeldungen und die Weiterentwicklung des AML-Systems konzentrieren können.

Unsere AML Operations Services

Vom Alert-Eingang bis zum Reporting — Sie entscheiden, welche Prozessschritte S+P übernimmt.

Alert Intake und Fallanlage

Strukturierte Übernahme, Erfassung und Priorisierung eingehender Alerts.

Übernahme definierter Transaktionsmonitoring-Alerts
Anlage und Pflege digitaler Fallakten
Erfassung grundlegender Fall- und Transaktionsinformationen
Zuordnung zu Kunden, Konten, Produkten und Falltypen
Klassifizierung nach definierten Alert-Kategorien
Kennzeichnung von Fälligkeiten und Bearbeitungsprioritäten
Dokumentation des Bearbeitungsstarts und Bearbeitungsstatus
Eskalation zeitkritischer oder unvollständiger Fälle nach vereinbarten Regeln

Operative Alert-Vorbearbeitung

Vorbearbeitung nach Ihren Arbeitsanweisungen, Szenarien und Kompetenzregelungen.

Zusammenstellung relevanter Kunden-, Konto- und Transaktionsdaten
Aufbereitung von Transaktionsverläufen und Auffälligkeiten
Abgleich mit verfügbaren KYC- und Kundenprofilinformationen
Erfassung definierter Transaktionsparameter
Dokumentation von Sachverhalt und Bearbeitungsschritten
Kennzeichnung erkennbarer Auffälligkeiten und Abweichungen
Vorprüfung standardisierter Sachverhalte nach definierten Regeln
Vorbereitung von Fällen für die fachliche Bewertung

KYC- und Kundenkontext ergänzen

Ein Alert lässt sich nur im Kontext einer aktuellen Kundenakte bewerten. S+P stellt die erforderlichen Informationen zusammen und hält offene Punkte nach.

Zusammenstellung aktueller KYC-Unterlagen
Prüfung der Vollständigkeit fallrelevanter Kundeninformationen
Erfassung verfügbarer Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten
Aufbereitung von Kundenrisikoklasse und Geschäftsprofil
Zusammenstellung erwarteter Transaktionsmuster nach Kundenvorgabe
Nachforderung fehlender Unterlagen und Informationen
Dokumentation offener Datenlücken und Rückfragen
Übergabe von KYC-Nachbearbeitungsbedarf an die zuständigen Stellen

Weiterführende Services: KYC Operations as a Service · KYC Remediation Services

Evidenz- und Fallaktenmanagement

Die Bearbeitung von AML-Fällen bleibt strukturiert, nachvollziehbar und prüfungsbereit dokumentiert.

Führung digitaler AML-Fallakten
Strukturierte Ablage von Transaktionsdaten, KYC-Dokumenten und Nachweisen
Dokumentation von Bearbeitungsvermerken und Rechercheergebnissen
Erfassung von Kundenrückmeldungen und ergänzenden Informationen
Dokumentation von Eskalationen und Übergaben
Vollständigkeitskontrollen auf Basis vereinbarter Checklisten
Aufbereitung von Fallunterlagen für Fachentscheider und Kontrollfunktionen
Unterstützung bei der Erstellung standardisierter Fallzusammenfassungen

Wiedervorlagen und Nachforderungsmanagement

Offene Punkte, Rückfragen und Folgeaktivitäten werden konsequent gesteuert, damit Fälle fristgerecht abgeschlossen werden.

Anlage und Pflege von Wiedervorlagen
Nachhaltung offener Kunden- und Fachbereichsrückfragen
Erinnerung an ausstehende Unterlagen und Informationen
Steuerung von Bearbeitungsfristen
Dokumentation von Rückmeldungen und Bearbeitungsständen
Eskalation überfälliger Vorgänge nach abgestimmten Regeln
Aufbereitung von Listen zu offenen, überfälligen und kritischen Fällen
Unterstützung bei der Übergabe an KYC-, Screening- oder Fachteams

AML Backlog Management

Bei erhöhten Alert-Volumina, Prüfungsfeststellungen oder temporär eingeschränkter interner Kapazität baut S+P offene AML-Fälle strukturiert ab.

Bestandsaufnahme offener Alerts und AML-Fälle
Analyse von Alterung, Fälligkeit, Kategorie und Bearbeitungsstand
Risikoorientierte Priorisierung nach Kundenvorgabe
Bildung eines abgestimmten Remediation- und Bearbeitungsplans
Bearbeitung standardisierter Falltypen
Transparente Steuerung von Fortschritt, Rückständen und Restrisiken
Reporting für Management, Geldwäschebeauftragten und Compliance
Übergabe komplexer oder entscheidungsbedürftiger Fälle

Reporting und Management-Information

Transparenz über Bearbeitungsvolumen, Qualität und offene Risiken.

Reporting zu Alert-Volumen und Fallbestand
Auswertung von Bearbeitungszeiten und SLA-Erfüllung
Darstellung offener, überfälliger und eskalierter Fälle
Analyse von Fehlern, Datenlücken und wiederkehrenden Ursachen
Aufbereitung von Kennzahlen nach Alert-Kategorie oder Risikoklasse
Statusberichte für Geldwäschebeauftragten, Compliance und Management
Unterstützung bei der Aufbereitung von Informationen für Prüfungen

Flexible Einsatzmodelle

Vier Zuschnitte — vom befristeten Rückstandsabbau bis zum laufenden Managed Service.

Projekt

AML Backlog Remediation

Geeignet für Institute mit einem erhöhten Bestand offener, überfälliger oder nicht vollständig dokumentierter Transaktionsmonitoring-Fälle. S+P priorisiert, bearbeitet und dokumentiert die vereinbarten Falltypen nach Ihrem Remediation-Plan.

Auf Zeit

AML Flex Pool

Geeignet bei kurzfristigem Kapazitätsbedarf, saisonalen Belastungsspitzen, erhöhtem Alert-Aufkommen, Systemumstellungen oder Ausfällen in internen Teams. S+P stellt zusätzliche Kapazität für klar definierte Aufgaben bereit.

Laufend

Managed AML Operations

Geeignet für Unternehmen, die standardisierte Teile der laufenden Alert-Bearbeitung, Fallaktenführung, Evidenzablage und Wiedervorlagensteuerung dauerhaft auslagern möchten.

Transformation

AML Support bei Transformationen

Geeignet bei Einführung oder Anpassung eines Transaktionsmonitoring-Systems, bei Fusionen, Portfolioübernahmen, der Neuausrichtung von Szenarien oder der Migration von AML-Daten und Fallakten.

So funktioniert die Zusammenarbeit

Vier Schritte von der Alert-Analyse bis zum gesteuerten Produktivbetrieb.

1

Prozess- und Alert-Analyse

Wir analysieren Ihre Alert-Szenarien, Falltypen, Volumina, Systeme, Datenquellen, Arbeitsanweisungen, Rollen, Eskalationswege und bestehenden Rückstände.
2

Service Design und Bearbeitungsregeln

Gemeinsam definieren wir Leistungsumfang, Alert-Kategorien, Bearbeitungsregeln, Qualitätskriterien, Fristen, Eskalationsstufen, Übergabepunkte, Reporting und Service Levels.
3

Onboarding und Pilotphase

Das S+P-Team wird in Ihre Prozesse, Kundensegmente, Datenquellen und Dokumentationsstandards eingearbeitet. Testfälle stellen sicher, dass Bearbeitung, Übergaben und Qualität den abgestimmten Vorgaben entsprechen.
4

Produktivbetrieb und Steuerung

S+P bearbeitet die vereinbarten Aufgaben, dokumentiert Bearbeitungsschritte und liefert regelmäßige Informationen zu Volumen, Durchlaufzeiten, Rückständen, Qualität, offenen Punkten und Eskalationen.

Klare Trennung von 1st Line und 2nd Line

S+P AML Operations Desk ist als operative Leistung der ersten Verteidigungslinie ausgestaltet: standardisierte Bearbeitungs-, Dokumentations- und Nachhaltungsaufgaben nach klar definierten Arbeitsanweisungen.

Die zweite Verteidigungslinie, insbesondere Geldwäscheprävention und Compliance-Funktion, bleibt für die Definition von Anforderungen, die Bewertung komplexer Sachverhalte, die Überwachung des AML-Systems und die Eskalation wesentlicher Risiken verantwortlich.

Die Entscheidung, ob ein Sachverhalt die Schwelle für eine Verdachtsmeldung erreicht, sowie die Abgabe einer Verdachtsmeldung und die Kommunikation mit der FIU oder anderen zuständigen Behörden erfolgen ausschließlich durch die dafür verantwortlichen und autorisierten Stellen.

1st Line: S+P AML Operations	2nd Line: Geldwäscheprävention und Compliance	3rd Line: Interne Revision
Bearbeitet definierte Alerts und führt Fallakten	Definiert AML-Standards, Szenarien und Kontrollvorgaben	Prüft Design und Wirksamkeit von AML-Prozessen
Stellt Kunden-, Konto- und Transaktionsinformationen zusammen	Bewertet komplexe, risikorelevante und eskalierte Fälle	Prüft Governance, Evidenzen und Kontrollumsetzung
Steuert Nachforderungen, Wiedervorlagen und operative Fristen	Entscheidet über Verdachtsmeldungen und wesentliche Folgemaßnahmen	Bewertet Follow-up und nachhaltige Fehlerbehebung
Dokumentiert Sachverhalte, Nachweise und Bearbeitungsstatus	Überwacht Qualität, Risiko, Fristen und wesentliche Abweichungen	Berichtet unabhängig über Feststellungen

Ihr Nutzen mit S+P AML Operations

Mehr Kapazität für Entscheidungen

Ihre AML-Funktion wird von wiederkehrenden Aufgaben entlastet und gewinnt Zeit für komplexe Sachverhalte, Verdachtsfälle und Kontrollhandlungen.

Fokus aufs Wesentliche

Weniger Rückstände

Strukturierte Fallanlage, klare Priorisierung, Wiedervorlagen und Eskalationswege reduzieren offene Alerts und halten kritische Fristen im Blick.

Fristen im Griff

Einheitliche Fallakten

Bearbeitungsschritte, Informationen, Nachweise und Eskalationen werden nach abgestimmten Standards dokumentiert — nachvollziehbar und prüfungsfähig.

Weniger Findings

Transparente Steuerung

Kennzahlen zu Alert-Volumen, Durchlaufzeit, Alterung, offenen Fällen, Datenlücken, Qualitätsabweichungen und Eskalationen.

Keine Blackbox

Skalierbare Betriebsmodelle

Punktuell, projektbezogen oder dauerhaft — bei Backlogs, Wachstum, Migrationsprojekten oder im laufenden Betrieb.

Bedarfsgerecht

Klare Governance

Die operative Bearbeitung ist von unabhängiger Überwachung, Risikobewertung und Entscheidung getrennt. Die Entscheidungshoheit bleibt bei Ihnen.

Rollen getrennt

Für wen eignet sich der AML Operations Desk?

S+P AML Operations Desk eignet sich insbesondere für:

Kreditinstitute und Spezialbanken
Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute
Wertpapierinstitute und Vermögensverwalter
Kapitalverwaltungsgesellschaften
Leasing- und Factoring-Gesellschaften
FinTechs und digitale Plattformen
Krypto-Dienstleister mit erhöhtem AML- und Transaktionsmonitoring-Aufwand
Versicherungen und Versicherungsvermittler
Unternehmen mit erhöhtem Transaktions-, Kunden- oder Screening-Volumen

Kombinieren Sie AML Operations mit weiteren S+P Services

Häufige Fragen zu AML Operations

Welche AML-Aufgaben kann S+P operativ übernehmen?

S+P unterstützt bei standardisierten Aufgaben rund um Transaktionsmonitoring-Alerts und AML-Fallbearbeitung. Dazu gehören insbesondere Fallanlage, Datenzusammenstellung, Vorbearbeitung nach Arbeitsanweisung, Evidenzmanagement, Wiedervorlagen, Nachforderungsmanagement, Reporting und die Vorbereitung von Fällen für die fachliche Entscheidung.

Entscheidet S+P über Verdachtsmeldungen?

Nein. Die Entscheidung über eine Verdachtsmeldung sowie deren Abgabe erfolgt durch die vom Kunden bestimmten und dafür autorisierten Stellen. S+P kann Informationen und Evidenzen strukturiert aufbereiten, die fachliche Bewertung und Entscheidung verbleibt jedoch bei der zuständigen AML- oder Compliance-Funktion.

Kann S+P auch beim Abbau offener AML-Alerts unterstützen?

Ja. S+P kann im Rahmen eines AML Backlog Remediation Projekts offene Alerts erfassen, priorisieren, standardisierte Falltypen vorbearbeiten, Fallakten vervollständigen und den Bearbeitungsfortschritt transparent dokumentieren.

Wie wird die Qualität der Alert-Bearbeitung sichergestellt?

Die Bearbeitung erfolgt nach abgestimmten Arbeitsanweisungen, Checklisten, Qualitätskriterien und Eskalationswegen. Je nach Serviceumfang können Vier-Augen-Kontrollen, Stichproben, Qualitätskennzahlen und regelmäßige Steuerungsgespräche vereinbart werden.

Können AML Operations in unsere bestehenden Systeme integriert werden?

Ja. Der Service wird an Ihre vorhandenen Systeme, Datenquellen, Prozesse und Berechtigungskonzepte angebunden. Die konkrete technische und organisatorische Ausgestaltung wird im Rahmen der Prozessanalyse und des Service Designs festgelegt.

Welche Daten erhält S+P für die Bearbeitung?

S+P erhält ausschließlich die Daten und Zugriffe, die für die vereinbarten Bearbeitungsaufgaben erforderlich sind. Datenumfang, Systemzugänge, Berechtigungskonzept, Datenverarbeitung und Dokumentation werden im Rahmen des Service Designs und der Auslagerungsvereinbarung festgelegt.

AML-Operations-Prozesse jetzt skalierbar aufstellen

Entlasten Sie Ihre Geldwäscheprävention, reduzieren Sie offene Alerts und schaffen Sie eine transparente, belastbare Bearbeitungsorganisation für Ihre AML-Fälle. Im Erstgespräch analysieren wir Alert-Volumina, Falltypen, Rückstände, Datenqualität, Systeme, Bearbeitungsfristen und gewünschte Service Levels — anschließend erhalten Sie ein passendes Modell, vom Flex Pool bis zum laufenden AML Operations Desk.

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