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§ 8 GwG: Aufbewahrungsfristen – Pflichten & Praxis

Nach § 8 des Geldwäschegesetzes (GwG) sind Unternehmen verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen für eine bestimmte Dauer aufzubewahren. Diese Pflicht dient dazu, die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen sicherzustellen und Ermittlungsbehörden im Verdachtsfall mit belastbaren Informationen zu versorgen.

Die Regelungen betreffen nicht nur Banken und Finanzdienstleister, sondern auch zahlreiche andere Verpflichtete. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können empfindliche Bußgelder und Reputationsschäden nach sich ziehen.

§ 8 GwG: Aufbewahrungsfristen – Pflichten & Praxis

Welche Unterlagen sind aufzubewahren?

Die Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG umfassen:

  • Kopien und Aufzeichnungen von Ausweisdokumenten (z. B. Personalausweise, Reisepässe)

  • Angaben zur Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter

  • Unterlagen zu Transaktionen (Buchungsbelege, Zahlungsanweisungen)

  • Vertragsunterlagen (z. B. Kontoeröffnungen, Geschäftsbeziehungen)

  • Kundenbezogene Dokumentationen im Rahmen der Sorgfaltspflichten (§ 10 GwG)

Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?

  • Grundsatz: 5 Jahre

  • Fristbeginn: nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. nach Durchführung der einzelnen Transaktion

  • Verlängerung: Die Aufsichtsbehörde kann eine Verlängerung auf bis zu 10 Jahre anordnen, wenn dies erforderlich ist.

Wichtig: Nach Ablauf der Frist müssen die Unterlagen unverzüglich gelöscht oder vernichtet werden, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. Handels- oder Steuerrecht) entgegenstehen.

Praktische Umsetzung im Unternehmen

  • Dokumentenmanagement: Einsatz revisionssicherer Systeme (DMS, digitale Ablage)

  • Checklisten & Richtlinien: Klare Prozesse, welche Unterlagen erfasst und wie lange sie gespeichert werden

  • Zugriffsrechte: Nur befugte Mitarbeitende dürfen Einsicht nehmen

  • Löschkonzept: Nach Ablauf der Fristen geordnete Vernichtung (DSGVO-konform)

Typische Herausforderungen

Herausforderung Risiko Lösung
Unklare Ablageprozesse Verlust von Nachweisen Einführung standardisierter Ablagestrukturen
Medienbrüche (Papier vs. Digital) Fehler, doppelte Ablagen Umstellung auf revisionssichere digitale Systeme
Fristversäumnisse Bußgelder, Beanstandungen Automatisierte Fristenverwaltung im DMS
DSGVO-Konflikte Daten werden zu lange aufbewahrt Verknüpfung von GwG- & Datenschutz-Löschkonzept

Verbindung zur Risikoanalyse

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist Teil der internen Risikoanalyse nach § 5 GwG. Eine lückenhafte Dokumentation kann dazu führen, dass Risiken nicht erkannt oder Nachweise im Prüfungsfall fehlen.

Outsourcing als Lösung

Gerade für kleinere Unternehmen ist die korrekte Dokumentation und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen eine organisatorische Herausforderung.
S+P Compliance Services bietet:

  • Unterstützung beim Aufbau revisionssicherer Dokumentationsprozesse

  • Bereitstellung von Vorlagen & Checklisten

  • Übernahme der Compliance-Funktion im Outsourcing-Modell

Outsourcing Geldwäschebeauftragter

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