WpI MaRisk BTO 1.2.2 – Abwicklung: Fehler vermeiden, Prozesse sichern, Prüfungen bestehen
BTO 1.2.2 beschreibt die Anforderungen an die ordnungsgemäße Abwicklung von Handelsgeschäften – vom Geschäftsabschluss bis zur Verbuchung. Ziel ist es, schnell, fehlerfrei und prüfungssicher abzuwickeln, Risiken frühzeitig zu erkennen und Interessenkonflikte zu vermeiden.
1. Zielsetzung der BaFin bei BTO 1.2.2
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Trennung von Handel und Abwicklung
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Fehlervermeidung durch klare Prozesse und Kontrollen
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Dokumentationspflicht für Nachvollziehbarkeit
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Risikominimierung bei Abwicklungsverzögerungen
2. Kleine vs. mittlere Institute – die Kernunterschiede
| Kriterium | Kleine Wertpapierinstitute | Mittlere Wertpapierinstitute |
|---|---|---|
| Funktionstrennung | Handel und Abwicklung in Personalunion möglich, wenn geringes Volumen/Risiko – mit schriftlicher Begründung | Strikte Trennung (unterschiedliche Personen/Abteilungen) |
| Abwicklungsrichtlinie | Kurzes Dokument mit Fristen, Zuständigkeiten, Eskalationswegen | Detailprozesse inkl. Systemanbindungen & Notfallplänen |
| Kontrollverfahren | Stichproben (z. B. wöchentlich) durch Geschäftsleitung | Tägliche systemgestützte Abgleiche/Kontrollen |
| Systemeinsatz | Manuelle oder einfache Excel-Übersichten | Vollintegration in Order- & Buchungssysteme |
| Fehlerbearbeitung | Einfache Fehlerliste (Datum, Geschäft, Maßnahme) | Incident-Management mit Ursachenanalyse & Follow-up |
| Kommunikation mit Handel | Direkte Abstimmung, kurze Wege | Formale Schnittstellenkommunikation, Protokoll aller Änderungen |
3. Schritt-für-Schritt-Umsetzung für kleine Institute
Schritt 1 – Abwicklungsrichtlinie erstellen
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Zuständigkeiten und Fristen festlegen
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Eskalationswege bei Verzögerungen definieren
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Aufbewahrungsfristen nach WpHG & MaRisk beachten
Schritt 2 – Kontrollprozesse festlegen
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Wöchentlicher Abgleich von Handels- und Abwicklungsdaten
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Orderlisten vs. Buchungen prüfen
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Jede Abweichung dokumentieren
Schritt 3 – Fehlerdokumentation einführen
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Protokoll mit Datum, Geschäft, Fehler, Korrekturmaßnahme
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Monatliche Auswertung auf wiederkehrende Fehler
Schritt 4 – Vertretungsregelungen dokumentieren
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Wer übernimmt bei Krankheit/Urlaub?
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Wie erfolgt die Übergabe laufender Geschäfte?
Schritt 5 – Schulungen
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Mindestens 1× jährlich: Abwicklungsprozesse, Fehlervermeidung, regulatorische Pflichten
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Kurzbeispiele aus Ihrem Handelskontext
4. Umsetzung für mittlere Institute – die erweiterten Anforderungen
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Strikte Funktionstrennung: Händler:in und Abwickler:in sind nicht dieselbe Person
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Systemunterstützung: Automatisierte Abgleiche zwischen Handelssystem, Buchhaltung, Depotbank
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Tägliche Abstimmungen: Settlement- und Buchungsdaten täglich kontrollieren
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Incident-Management: Jeder Fehler mit Ursachenanalyse & Follow-up
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Notfallpläne: Alternative Abwicklungswege bei Systemausfall (BCM/AT 7.3)
5. Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden
❌ Keine formale Abwicklungsrichtlinie → erhöhtes Risiko in Vertretungssituationen
So lösen Sie’s: Kurzrichtlinie (Fristen, Zuständigkeiten, Eskalation) versioniert führen.
❌ Fehlende/verspätete Abstimmungen → Abweichungen fallen zu spät auf
So lösen Sie’s: Fester Wochenrhythmus + Checkliste für Soll/Ist-Abgleich.
❌ Keine Dokumentation kleiner Fehler → Wiederholungsrisiko bleibt
So lösen Sie’s: Fehlerliste pflegen; Monatsreport mit Top-3-Ursachen & Maßnahmen.
❌ Unklare Verantwortlichkeiten → Verzögerungen bei Ausfällen
So lösen Sie’s: Vertretungsregel + Übergabe-Checkliste schriftlich fixieren.
6. Schnittstellen zu anderen MaRisk-Bereichen
- BTO 1.2 → Ohne klare Handelsorganisation leidet auch die Abwicklung
- AT 7.3 → Notfallplanung muss Abwicklungsprozesse einschließen
- AT 4.4 → Funktionstrennung bleibt zentral
7. Praxis-Tipp für kleine Institute
Fehlerprotokoll als Frühwarnsystem nutzen
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Auch „kleine“ Fehler konsequent erfassen
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Monatlich analysieren → Wiederholung verhindern
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Erkenntnisse in Schulungen zurückspielen
S+P Fazit
BTO 1.2.2 verlangt klare Verantwortlichkeiten, zeitnahe Kontrollen und dokumentierte Prozesse.
Für kleine Institute gilt: einfach, aber verbindlich – klare Regeln, kurze Wege, lückenlose Aufzeichnung.
Mittlere Institute sollten stärker systematisieren und automatisieren.
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