Aufbewahrungsfrist Geldwäschegesetz (§8 GwG) – Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten in der Praxis

Was muss aufgezeichnet werden? (§8 Abs. 1 GwG)

Als Verpflichtete oder Verpflichteter müssen Sie folgende Informationen dokumentieren:

• Angaben über Vertragspartner, gegebenenfalls auch über auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte

• Daten zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen – insbesondere Belege, die für spätere Untersuchungen relevant sein können

• Maßnahmen zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten (z. B. bei juristischen Personen)

• Risikobewertungen nach §10 Abs. 2, §14 Abs. 1 und §15 Abs. 2 GwG einschließlich getroffener Maßnahmen

• Ergebnisse interner Untersuchungen (§15 Abs. 5 Nr. 1 GwG)

• Erwägungsgründe für Verdachtsmeldungen (§43 Abs. 1 GwG), auch wenn keine Meldung abgegeben wurde

Hinweis: Die Aufzeichnungspflicht gilt nur für Informationen, die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhoben wurden – auch bei Beauftragung Dritter (§7 Abs. 1 und Abs. 5 GwG).

• Normales Risiko (§12 Abs. 1 Nr. 1 GwG): Dokumentation von Art, Nummer und ausstellender Behörde des Identitätsdokuments

• Juristische Personen (§12 Abs. 2 GwG): Anfertigung oder Digitalisierung vollständiger Kopien der Identitätsnachweise

• Elektronischer Identitätsnachweis (§12 Abs. 1 Nr. 2 GwG): Erfassung des dienstespezifischen Kennzeichens und des eID-Prüfvermerks

• Qualifizierte elektronische Signatur (§12 Abs. 1 Nr. 3 GwG): Dokumentation der Validierung

• Registereinsicht (§12 Abs. 2 GwG): Ausdrucke gelten als Aufzeichnung der eingesehenen Daten

Aufzeichnungen dürfen digital gespeichert werden, sofern:

• sie mit den Originalangaben übereinstimmen

• sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist nach Geldwäschegesetz verfügbar bleiben

• sie jederzeit lesbar gemacht werden können

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre:

• Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung: Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Beziehung endete (§10 Abs. 3 Nr. 1 GwG)

• In allen anderen Fällen: Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Daten erhoben wurden

Nach Ablauf der Frist sind die Aufzeichnungen unverzüglich zu vernichten, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten.

• Keine Pflicht zur nachträglichen Kopie, wenn keine entsprechenden Kopien vorliegen (§10 Abs. 1 Nr. 5 i. V. m. §10 Abs. 3 GwG)

• Auch bei Verzicht auf erneute Identifizierung (§11 Abs. 3 GwG) müssen Name und Hinweis auf frühere Identifizierung aufgezeichnet werden

• Verpflichtete müssen auf eigene Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung digitaler Unterlagen bereitstellen
• Auf Verlangen sind Unterlagen vollständig auszudrucken oder als lesbare Reproduktionen zur Verfügung zu stellen

Unternehmen, die den Anforderungen des Geldwäschegesetzes unterliegen, können bestimmte Compliance-Aufgaben auch an externe Spezialisten auslagern. Eine Möglichkeit ist die Auslagerung der Funktion des Compliance Officers oder anderer GwG-bezogener Verantwortlichkeiten. Dies kann insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll sein, um gesetzliche Pflichten effizient und rechtssicher zu erfüllen.

Für Fach- und Führungskräfte, die ihre Kenntnisse im Bereich Geldwäscheprävention vertiefen oder aktualisieren möchten, bieten wir praxisorientierte Seminare und Lehrgänge an. Die Inhalte umfassen unter anderem die gesetzlichen Pflichten nach dem GwG, aktuelle Entwicklungen sowie bewährte Verfahren zur Umsetzung in der Praxis.