Aufbewahrungsfrist Geldwäschegesetz (§8 GwG) – Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten in der Praxis
Die Aufbewahrungsfrist nach Geldwäschegesetz (§8 GwG) ist ein zentrales Element zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Sie verpflichtet Unternehmen und Institutionen, sämtliche im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben – von Kundendaten über Risikobewertungen bis hin zu Transaktionsbelegen – für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum sicher aufzubewahren und jederzeit verfügbar zu halten.
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §8 GwG
Was muss aufgezeichnet werden? (§8 Abs. 1 GwG)
Als Verpflichtete oder Verpflichteter müssen Sie folgende Informationen dokumentieren:
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Angaben über Vertragspartner, gegebenenfalls auch über auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte
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Daten zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen – insbesondere Belege, die für spätere Untersuchungen relevant sein können
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Maßnahmen zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten (z. B. bei juristischen Personen)
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Risikobewertungen nach §10 Abs. 2, §14 Abs. 1 und §15 Abs. 2 GwG einschließlich getroffener Maßnahmen
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Ergebnisse interner Untersuchungen (§15 Abs. 5 Nr. 1 GwG)
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Erwägungsgründe für Verdachtsmeldungen (§43 Abs. 1 GwG), auch wenn keine Meldung abgegeben wurde
Hinweis: Die Aufzeichnungspflicht gilt nur für Informationen, die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhoben wurden – auch bei Beauftragung Dritter (§7 Abs. 1 und Abs. 5 GwG).
Sonderregelungen – §8 Abs. 2 GwG
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Normales Risiko (§12 Abs. 1 Nr. 1 GwG): Dokumentation von Art, Nummer und ausstellender Behörde des Identitätsdokuments
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Juristische Personen (§12 Abs. 2 GwG): Anfertigung oder Digitalisierung vollständiger Kopien der Identitätsnachweise
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Elektronischer Identitätsnachweis (§12 Abs. 1 Nr. 2 GwG): Erfassung des dienstespezifischen Kennzeichens und des eID-Prüfvermerks
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Qualifizierte elektronische Signatur (§12 Abs. 1 Nr. 3 GwG): Dokumentation der Validierung
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Registereinsicht (§12 Abs. 2 GwG): Ausdrucke gelten als Aufzeichnung der eingesehenen Daten
Digitale Aufzeichnung und Sicherung (§8 Abs. 3 GwG)
Aufzeichnungen dürfen digital gespeichert werden, sofern:
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sie mit den Originalangaben übereinstimmen
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sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist nach Geldwäschegesetz verfügbar bleiben
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sie jederzeit lesbar gemacht werden können
Aufbewahrungsfrist Geldwäschegesetz – Dauer und Fristbeginn (§8 Abs. 4 GwG)
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre:
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Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung: Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Beziehung endete (§10 Abs. 3 Nr. 1 GwG)
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In allen anderen Fällen: Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Daten erhoben wurden
Nach Ablauf der Frist sind die Aufzeichnungen unverzüglich zu vernichten, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten.
Besonderheiten bei Bestandskunden
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Keine Pflicht zur nachträglichen Kopie, wenn keine entsprechenden Kopien vorliegen (§10 Abs. 1 Nr. 5 i. V. m. §10 Abs. 3 GwG)
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Auch bei Verzicht auf erneute Identifizierung (§11 Abs. 3 GwG) müssen Name und Hinweis auf frühere Identifizierung aufgezeichnet werden
Pflicht zur Vorlage an Behörden (§8 Abs. 5 GwG i. V. m. §147 Abs. 5 AO analog)
- Verpflichtete müssen auf eigene Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung digitaler Unterlagen bereitstellen
- Auf Verlangen sind Unterlagen vollständig auszudrucken oder als lesbare Reproduktionen zur Verfügung zu stellen
| Pflicht | Konkret bedeutet das |
|---|---|
| Aufzeichnung von Kundendaten | Vertrags- und Transaktionsdaten einschließlich wirtschaftlich Berechtigter dokumentieren |
| Dokumentation der Risikobewertung | Ergebnisse und Maßnahmen schriftlich festhalten |
| Speicherung von Identitätsnachweisen | Kopien oder Digitalisate anfertigen |
| Elektronische Speicherung | Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit sicherstellen |
| Aufbewahrungspflicht (5 Jahre) | Beginn: Ende des Erhebungsjahres oder Ende der Geschäftsbeziehung |
| Nachvollziehbarkeit bei Verdachtsfällen | Begründung für (Nicht-)Meldung festhalten |
| Unterstützung öffentlicher Stellen | Lesbare Unterlagen und Ausdrucke auf Anforderung bereitstellen |
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FAQ zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG
Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG sind ein zentraler Bestandteil einer wirksamen Geldwäscheprävention. Dieses FAQ-Modul ergänzt den Beitrag mit praxisnahen Antworten zu Dokumentationsumfang, Fristbeginn, digitaler Speicherung, Besonderheiten bei Bestandskunden und der Vorlagepflicht gegenüber Behörden.
Was muss nach § 8 Abs. 1 GwG aufgezeichnet werden?
Aufzuzeichnen sind insbesondere Angaben über Vertragspartner, gegebenenfalls auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte, Daten zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, Maßnahmen zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten sowie Risikobewertungen und die dazu getroffenen Maßnahmen.
Ebenfalls zu dokumentieren sind Ergebnisse interner Untersuchungen und die Erwägungsgründe für Verdachtsmeldungen – auch dann, wenn letztlich keine Meldung abgegeben wurde.
Welche Sonderregelungen gelten bei Identitätsnachweisen und Registereinsichten?
Je nach Art der Identifizierung gelten besondere Dokumentationsvorgaben. Bei normalen Risiken genügen häufig Angaben zu Art, Nummer und ausstellender Behörde des Ausweisdokuments. Bei juristischen Personen, elektronischen Identitätsnachweisen, qualifizierten elektronischen Signaturen oder Registereinsichten sind weitergehende Aufzeichnungen oder Digitalisate erforderlich.
Dürfen Aufzeichnungen nach dem GwG digital gespeichert werden?
Ja. Eine digitale Speicherung ist zulässig, wenn die Aufzeichnungen mit den Originalangaben übereinstimmen, während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und jederzeit lesbar gemacht werden können. Unternehmen sollten deshalb auf ein belastbares Archivierungs- und Berechtigungskonzept achten.
Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist nach § 8 GwG?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich fünf Jahre. Entscheidend ist dabei nicht nur die Dauer, sondern auch der richtige Fristbeginn. Nach Ablauf der Frist sind die Unterlagen grundsätzlich unverzüglich zu vernichten, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist konkret zu laufen?
Bei beendeten Geschäftsbeziehungen beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung geendet hat. In allen anderen Fällen startet die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.
Welche Besonderheiten gelten bei Bestandskunden?
Bei Bestandskunden besteht nicht automatisch eine Pflicht zur nachträglichen Anfertigung von Kopien, wenn solche Unterlagen bisher nicht vorliegen. Wird auf eine erneute Identifizierung verzichtet, müssen dennoch Name und der Hinweis auf die frühere Identifizierung nachvollziehbar aufgezeichnet werden.
Was müssen Unternehmen bei einer Behördenanfrage vorlegen können?
Verpflichtete müssen digitale Unterlagen auf eigene Kosten lesbar machen können und auf Verlangen vollständig ausdrucken oder als gut lesbare Reproduktionen bereitstellen. Deshalb sollte jederzeit klar sein, wo relevante Unterlagen gespeichert sind und wie sie kurzfristig bereitgestellt werden können.
Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Nach Ablauf der gesetzlichen Frist sind die Aufzeichnungen grundsätzlich unverzüglich zu vernichten. Eine längere Speicherung kommt nur in Betracht, wenn andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder ein berechtigter rechtlicher Grund vorliegt.
Welche Fehler treten in der Praxis bei Aufzeichnung und Aufbewahrung besonders häufig auf?
Typische Fehler sind unvollständige Dokumentation, fehlende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, unklare Fristberechnung, technisch nicht lesbare Archive, unzureichende Nachweise zur Risikoanalyse und fehlende Prozesse für die fristgerechte Vernichtung. Gerade bei digitalen Systemen sollten Verantwortlichkeiten und Prüfmechanismen klar festgelegt sein.