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Legitimationsprüfung und Identifizierung gemäß Geldwäschegesetz (§11 GwG) in der Praxis

Wann ist eine Identifizierung erforderlich? Wer darf identifizieren? Und wie funktioniert die Datenweitergabe nach § 11 Abs. 3 GwG wirklich? In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen zur Identifizierungspflicht und zeigen dir, wie du sie rechtssicher umsetzt – inklusive Beispiele, Dokumentationspflichten und Tools.

Geldwäschegesetz

Wann musst du identifizieren?

Laut § 11 GwG musst du Personen identifizieren, wenn:

  • eine neue Geschäftsbeziehung begründet wird,

  • bestimmte Transaktionen durchgeführt werden,

  • ein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht,

  • Zweifel an früheren Angaben auftauchen.

Besonderheit: Unter bestimmten Bedingungen kannst du auf eine erneute Identifizierung verzichten – z. B. bei Datenweitergabe durch andere Verpflichtete.

Wer ist zur Identifizierung verpflichtet?

Alle nach dem GwG Verpflichteten, z. B.:

  • Kreditinstitute

  • Finanzdienstleister

  • Versicherer

  • Rechtsanwälte & Notare

  • Immobilienmakler

Sie müssen sicherstellen, dass Identifizierungen korrekt und dokumentiert erfolgen – egal ob durch sie selbst oder im Wege der Weitergabe. 

Weitergabe von Identifizierungsdaten – § 11 Abs. 3 GwG

Eine Weitergabe ist nur erlaubt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Dritte ist selbst Verpflichteter nach GwG.

  • Die ursprüngliche Identifizierung liegt nicht länger als 24 Monate zurück.

  • Es bestehen keine Zweifel an der Richtigkeit der Angaben.

  • Kein erhöhtes Risiko liegt vor (z. B. PEP, Auslandsgeschäfte).

  • Die Legitimationsdokumente sind weiterhin gültig.

  • Das Datum der Erstidentifizierung wird mitgeteilt.

Diese Regelung kann Aufwand sparen – erfordert aber volle Sorgfalt & Dokumentation.

Persönliche vs. elektronische Identifizierung

Beide Wege sind möglich:

  • Persönlich vor Ort oder bei Vertragsschluss

  • Elektronisch via Videoident, eID oder anderen zertifizierten Methoden

Wichtig ist, dass du den gesamten Prozess vollständig dokumentierst – inklusive Zeitpunkt, genutztem Verfahren und beteiligten Personen.

Identifizierung gemäß Geldwäschegesetz – Pflichten & Umsetzung

Pflicht / Voraussetzung Was bedeutet das konkret? Was musst du beachten?
Identifizierungspflicht bei neuer Geschäftsbeziehung Bei Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung muss der Vertragspartner identifiziert werden. Vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung durchführen – Ausweis, wirtschaftlich Berechtigter, Zweck erfragen.
Identifizierung durch Dritte (§ 11 Abs. 3 GwG) Eine Identifizierung kann übernommen werden, wenn sie von einem anderen Verpflichteten durchgeführt wurde. Nur erlaubt, wenn der Dritte GwG-Verpflichteter ist & Daten max. 24 Monate alt sind.
Keine Zweifel an der Richtigkeit Die übernommenen Daten dürfen nicht zweifelhaft oder veraltet sein. Datum der Erstidentifizierung muss bekannt sein; gültige Ausweisdokumente prüfen.
Kein erhöhtes Risiko Bei erhöhtem Risiko (z. B. PEP, Auslandstransaktion) darf keine Übernahme erfolgen. Risikobewertung vornehmen – ggf. eigene Identifizierung durchführen.
Dokumentations- & Nachweispflicht Alle Identifizierungsdaten müssen ordnungsgemäß erfasst & gespeichert werden. Aufbewahrung nach § 8 GwG und Einhaltung der DSGVO beachten.

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