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Was ist bei einem Whistleblowing-System zu beachten?

Was ist bei einem Whistleblowing-System zu beachten? Mit der Whistleblowing-Richtlinie (EU-RICHTLINIE (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019) wurden Mindestanforderungen zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, festgelegt. Die EU Richtlinie Whistleblowing schreibt eine Umsetzung in nationales Recht bis spätestens zum 17.12.2021 bzw. bis zum 17.12.2023 vor.

 

Für welche Unternehmen gilt die Pflicht ein Whistleblowing-System einzurichten?

Artikel 8 regelt, dass juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors Kanäle und Verfahren für interne Meldungen und für Folgemaßnahmen einrichten müssen.

Die Kanäle und Verfahren müssen den Arbeitnehmern der juristischen Person die Meldung von Informationen über Verstöße ermöglichen.

Diese Pflicht gilt für juristische Personen des privaten Sektors mit 50 oder mehr Arbeitnehmern und greift ab dem 17.12.2021. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern ist noch offen, ob diese Pflicht erst ab dem 17.12.2023 (Art. 26 Abs. 1,2 der Whistleblowing-Richtlinie) in Kraft treten wird.

Juristische Personen des privaten Sektors mit 50 bis 249 Arbeitnehmern können für die Entgegennahme von Meldungen und für möglicherweise durchzuführende Untersuchungen Ressourcen teilen. Dies gilt unbeschadet der diesen juristischen Personen durch diese Richtlinie auferlegten Verpflichtung, Vertraulichkeit zu wahren, Rückmeldung zu geben und gegen den gemeldeten Verstoß vorzugehen.

 

Was ist bei einem Whistleblowing-System zu beachten?

 

 

Welche Verstöße sind nach der neuen Whistleblowing-Richtlinie zu melden?

Artikel 2 der Whistleblowing-Richtlinie regelt eine Meldepflicht für die folgenden Verstöße:

  1. öffentliches Auftragswesen,
  2. Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
  3. Produktsicherheit und -konformität,
  4. Verkehrssicherheit,
  5. Umweltschutz,
  6. Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
  7. Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
  8. öffentliche Gesundheit,
  9. Verbraucherschutz,
  10. Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
  11. Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union im Sinne von Artikel 325 AEUV sowie gemäß den genaueren Definitionen in einschlägigen Unionsmaßnahmen;
  12. Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen, sowie Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuer-Vorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.

 

Whistleblowing-System: Whistleblowing-Richtlinie stellt hohe Anforderungen an die Vertraulichkeit

Artikel 16 regelt folgende Mindestanforderungen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit eines Hinweisgebers bei der Einführung eines Whistleblowing-Systems:

Es ist sicherzustellen, dass die Identität des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitern, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Die zuständigen Behörden, denen Informationen über Verstöße zugehen und die Geschäftsgeheimnisse beinhalten, dürfen diese Geschäftsgeheimnisse nicht für Zwecke benutzen oder offenlegen, die über das für ordnungsgemäße Folgemaßnahmen erforderliche Maß hinausgehen.

Es ist noch offen, ob der deutsche Gesetzgeber die in der EU-Whistleblower-Richtlinie enthaltene Möglichkeit umsetzt, die Verpflichtung zur Einführung eines internen Meldekanals für juristische Personen mit einer Mitarbeiteranzahl zwischen 50 und 249 um zwei Jahre zu verzögern. Deshalb ist festzuhalten, dass die Verpflichtung für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern auf jeden Fall ab Dezember 2021 in Kraft treten wird.

 

Whistleblowing-System: Schutz des Whistleblowers vor Repressalien

Im Artikel 19 wird ausdrücklich das Verbot von Repressalien geregelt. Ein Whistleblowing-System muss auch Maßnahmen umfassen, die jede Form von Repressalien gegen die in Artikel 4 genannten Personen, einschließlich der Androhung von Repressalien und des Versuchs von Repressalien, untersagen. Dies schließt insbesondere folgende Repressalien ein:

  1. Suspendierung, Kündigung oder vergleichbare Maßnahmen;
  2. Herabstufung oder Versagung einer Beförderung;
  3. Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung, Änderung der Arbeitszeit;
  4. Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen;
  5. negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses;
  6. Disziplinarmaßnahme, Rüge oder sonstige Sanktion einschließlich finanzieller Sanktionen;
  7. Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung;
  8. Diskriminierung, benachteiligende oder ungleiche Behandlung;
  9. Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Fällen, in denen der Arbeitnehmer zu Recht erwarten durfte, einen unbefristeten Arbeitsvertrag angeboten zu bekommen;
  10. Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags;
  11. Schädigung (einschließlich Rufschädigung), insbesondere in den sozialen Medien, oder Herbeiführung finanzieller Verluste (einschließlich Auftrags- oder Einnahmeverluste);
  12. Erfassung des Hinweisgebers auf einer „schwarzen Liste“ auf Basis einer informellen oder formellen sektor- oder branchenspezifischen Vereinbarung mit der Folge, dass der Hinweisgeber sektor- oder branchenweit keine Beschäftigung mehr findet;
  13. vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen;
  14. Entzug einer Lizenz oder einer Genehmigung;
  15. psychiatrische oder ärztliche Überweisungen.

 

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Mit dem künftigen VerSanG gelten verschärfte Regeln bei internen Untersuchungen. Die Verbindung von verbandsinternen Untersuchungen und Unternehmensverteidigung, so heißt es in der Gesetzesbegründung, schwächt die Glaubwürdigkeit der Ergebnisse verbandsinterner Untersuchungen und kann zu Konflikten mit dem Strafverteidigungsmandat führen.

Verbandsinterne Untersuchungen dienen der objektiven Aufklärung des Sachverhalts einschließlich aller belastenden und entlastenden Umstände. Aufgrund der potentiellen Konflikte, die sich aus einer Verbindung von verbandsinternen Untersuchungen und Strafverteidigung ergeben, ist die Trennung von verbandsinternen Untersuchungen und Vertretung im Ordnungswidrigkeitenverfahren bereits heute weit verbreitet (vgl. Leitner/Rosenau-Wimmer, Wirtschafts- und Steuerstrafrecht, § 152 StPO Rn. 16).

 

Neue Regeln des WpIG zum Hinweisgebersystem

Update: Mit dem Wertpapierinstitutsgesetz sind nun auch die Regelungen des § 13 Hinweisgebersystem und Aufzeichnungsverpflichtung

(1) Wertpapierinstitute sind verpflichtet, ein Verfahren einzurichten, das es den Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglicht, mögliche Verstöße gegen Aufsichtsrecht und möglicherweise strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens an geeignete Stellen zu melden. Das Verfahren kann von Sozialpartnern bereitgestellt werden, sofern dabei für die Meldenden das gleiche Schutzniveau wie nach § 4d des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes gewährt wird.

(2) Wertpapierinstitute müssen sämtliche Transaktionen aufzeichnen und die Systeme und Verfahren, die diesem Gesetz und der Verordnung (EU) 2019/2033 unterliegen, so dokumentieren, dass die Bundesanstalt oder ein von ihr Beauftragter jederzeit prüfen kann, ob das Wertpapierinstitut dieses Gesetz und die Verordnung (EU) 2019/2033 einhält. Die internen Kontrollverfahren und die Verwaltungs- und Rechnungslegungsverfahren des Wertpapierinstituts müssen die Bundesanstalt in die Lage versetzen, die Einhaltung dieser Vorschriften jederzeit zu prüfen.

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